DMS: Wie gelingt eine gute Umsetzung?
Nachdem im Zuge der Vorbereitung der IST-Zustand im Unternehmen definiert und klare Ziele für die Umsetzung gesteckt worden sind, kann die Einführung starten. Folgendes Dokument verdeutlicht in diesem Zusammenhang, nach welchem Schema die meisten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem implementieren:
Gehen wir den Weg der verschiedenen Dokumentenarten ins digitale Archiv durch:
1. Papierbelege
Der schnellste und unkomplizierteste Weg die alten Papierakten in das DMS zu bringen, ist das Scannen sowie das nutzen der OCR Texterkennung. Diese Funktion macht man sich beim Einscannen von Papierbelegen zu nutze und liest bereits eindeutige Eigenschaften eines Dokuments aus.
OCR steht dabei für Optical Character Recognition, also Texterkennung. Hierbei werden unterschiedliche Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papiere PDF-Dateien oder E‑Mails in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt. Über diese Technologie wird die Volltextsuche auch bei Papierbelegen ermöglicht. In diesem Zusammenhang ist es wichtig sich von einem erfahrenen Partner hinsichtlich der Scannerwahl beraten zu lassen. Nur mit einer geeigneten Scan- und Klassifizierungssoftware gelingt der ideale “Archivierungsprozess”.
So ermöglicht es die Technologie OCR beispielsweise von einer Eingangsrechnung direkt die Rechnungsnummer, das Belegdatum und Lieferanten auszulesen. Diese ausgelesenen Eigenschaften werden daraufhin indexiert und den passenden Merkmalen einer vorher definierten Dokumentenart, beispielsweise “Eingangsrechnung”, zugewiesen.
2. Digitale Belege und E‑Mails
Auch Dokumente, die bereits auf digitalem Weise den Weg ins Unternehmen finden, werden indexiert und klassifiziert. Ebenso wie bei Papierbelegen erfolgt auch hier die Zuordnung zu einer Dokumentenart anhand der ausgelesen Eigenschaften ganz automatisch. Zeigt sich beim Auslesen der Dokumenteneigenschaften, dass keine passende Akte zum Ablegen des Dokuments vorhanden ist, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Dies ist dank der zuvor konzipierten Aktenpläne möglich.
Hinweise:
Gehen Sie dem Ursprung ihrer Dokumente auf den Grund. Oftmals gibt es bereits viele Dokumente, die bereits digital angeliefert werden. Aus Gewohnheit und weil der aktuelle Prozess es so vorsieht, werden diese ausgedruckt und abgeheftet. Hier können Sie den Prozess abkürzen und ordentlich Papier sparen, wenn direkt die digitalen Belege verarbeitet werden. Weiterhin empfiehlt es sich ihre Lieferanten wie auch Kunden anzusprechen und darum zu bitten, dass Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen etc. digital zugestellt und ausgeliefert werden dürfen.
3. Belege digitalen Akten zuordnen
Nachdem die Belege indexiert und klassifiziert worden sind, werden diese nun voll automatisch oder manuell den entsprechenden Akten zugeordnet.
Ein Beispiel:
Henri Handwerker erhält eine Eingangsrechnung von seinem Lieferanten Dachziegel GmbH über gelieferte Dachziegel. Dieses Dokument legt er in der Weboberfläche des Dokumentenmanagementsystems ab und lässt es analysieren. Die Eigenschaften Rechnungsnummer, Belegdatum, Lieferantennummer und Lieferantenname werden automatisiert ausgelesen und indexiert. Händisch ergänzt er noch den Rechnungsbetrag sowie das Bauprojekt, zu dem diese Bestellung gehört. Nun hat er in seinem DMS vorab die Akte Lieferant definiert, der Dokumente anhand der eindeutigen Lieferantennummer zugeordnet werden sollen. Henri kann nun also hingehen, prüfen, ob die ausgelesene Lieferantennummer stimmt und das Dokument abspeichern. Dieses findet nun anhand der eindeutigen Nummer den direkten Weg in die Akte des Lieferanten Dachziegel GmbH.
Soll die Rechnung nun noch mit der dazugehörigen Bauakte verknüpft werden, so lässt sich dies direkt im Dokument selbst erledigen. Der Vorteil: Das Dokument liegt nur einmal vor, ist aber über verschiedene Akten einsehbar.
4. Archivieren der Belege
Ihre digitalen Akten inklusive aller Dokumente werden automatisch, revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Die Herausforderung bei der digitalen Archivierung ist es, Informationen so zu speichern, dass sie erstens unveränderbar und zweitens auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch lesbar sind, selbst wenn die Applikation, in der sie erstellt wurden (z. B. irgendein Textverarbeitungsprogramm) schon lange nicht mehr existiert. Lange war TIFF das dominierende Dateiformat im Bereich der Langzeitarchivierung. Mit steigenden Anforderungen an den Aufbau der Dokumente haben sich allerdings schnell einige Nachteile des Formats herauskristallisiert. Das PDF/a Format hat sich mittlerweile weltweit als Standard für die Langzeitarchivierung durchgesetzt.
Beschäftigt man sich mit der Archivierung von Dokumenten stößt man schnell auf den Begriff der Revisionssicherheit. Was hinter diesem Begriff steckt und wie man Revisionssicherheit erreichen kann, haben unsere Kollegen der d.velop AG bereits in einem anderem Blogartikel für Sie zusammengefasst. (Zum Artikel)
Mehr Informationen zu dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents findet ihr hier auf unserer Website oder bucht direkt euren 30-tägigen kostenfreien Test!
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