DMS: Wie verbessere ich die Kommunikation während eines Bauprojekts?
Wer kennt es nicht? Fehlende Kommunikation, die zu unnötigem Zeit- und Arbeitsaufwand führt.
Egal, ob unternehmensintern, zwischen verschiedenen Gewerken oder zwischen Handwerksbetrieb und Kunde.
An irgendeiner Stelle gehen oftmals Informationen verloren, die für die eine Partei selbstverständlich scheinen, für die andere Partei aber dringend notwendig sind.
Welche Möglichkeiten kann man nutzen, um dieser mangelnden Kommunikation entgegenzuwirken?
- Kennen Sie die Anforderungen ihrer Gesprächspartner
Sie sollten sich zu Beginn ihres Projektes mit den Bauteilnehmer abstimmen und herausfinden, welche Anforderungen an die Kommunikation die verschiedenen Parteien stellen. Dies kann von Person zu Person unterschiedlich sein, sodass die eine Person sich eine proaktive Information ihrerseits zu jedem Wochenende wünscht. Eine andere Person wünscht sich hingegen vielleicht nur eine Information, wenn sich an den ursprünglich besprochenen Details etwas ändert.
- Arbeiten Sie transparent für ihren Auftraggeber und/oder Subunternehmer
Sorgen Sie von Baubeginn an für eine klare Transparenz für alle Baubeteiligten. Bennen Sie konkret den Bauverantwortlichen in ihrem Unternehmen, stellen Sie ihn den anderen Baubeteiligten als Hauptansprechpartner vor und übermitteln seine Kontaktdaten. Stellen Sie ihm alle wichtigen Bauunterlagen zur Verfügung und geben so den Startschuss für eine erfolgreiche Projektumsetzung.
- Legen Sie Regeln für eine einheitliche Kommunikation während des Bauvorhabens fest
Definieren Sie vor Baustart gewisse Standards, wie beispielsweise mit Bauverzögerungen, Mehraufwand oder Planungsänderungen umgegangen wird. Halten Sie schriftlich fest, wer in welchem Fall wie benachrichtigt werden muss. Legen Sie auch fest, welche Mitwirkungspflichten jede einzelne Partei hat, um das Projekt zu einem Erfolg werden zu lassen.
- Definieren Sie feste Termine zur Baubesprechung
Zur Vorbereitung und während der Bauzeit empfiehlt es sich fixe Termine zu definieren, an denen Baubesprechungen stattfinden. Legen Sie fest, wer innerhalb dieser Meetings ein Protokoll führt sowie die Aufgaben bis zur nächsten Besprechung kommuniziert und nachhält.
- Halten Sie für die Besprechungen eine einheitliche Agenda vor
Mit einer festen Agenda für ihre Baubesprechungen geben Sie sich als auch den Baubeteiligten einen sicheren Rahmen, um ihre Anliegen zu besprechen. Sie ermöglichen damit einen geregelten Ablauf und erweisen ihren Gesprächspartnern damit Respekt.
Zudem vereinfacht eine klare Besprechungsordnung die Protokollierung ihrer Treffen sowie das Nacharbeiten der Aufgaben.
- Gewähren Sie während der Bauphase allen Beteiligten Zugriff auf die Baumappe
Mit einer digitalen Baumappe erreichen Sie während der Bauphase vollkommene Transparenz für sich, ihre Mitarbeiter, die Subunternehmen und die Baubeteiligten. Nicht nur, dass sie es ermöglichen die Baumappe dynamisch zu erweitern. Sie geben auch den anderen Baubeteiligten die Möglichkeit auf die Dokumente zuzugreifen, diese ggf. zu kommentieren oder zu ergänzen. So haben Sie stets alle Dokumente an einem Ort, an dem diese auch noch revisionssicher und GoBD-konform abgelegt sind.
- Archivieren Sie die digitale Baumappe revisionssicher
Wenn die Baumappe bereits digital geführt und während der Bauphase immer wieder mit Dokumenten und Informationen rund um das Bauvorhaben gefüllt wurde, haben Sie nun ohne großen Aufwand die Möglichkeit die Akte zu archivieren. Dies geschieht ganz automatisch, da bereits vorab in der Konfiguration festgelegt wurde, wie lange die verschiedenen Dokumentenarten aus ihrer Baumappe vorgehalten werden sollen.
So stellen Sie automatisch sicher, dass die steuerrelevanten Unterlagen GoBD-konform und revisionssicher vorgehalten werden.
Weiterführende Informationen finden Sie hier und die Möglichkeit sich ein 30-tägiges kostenfreies Testsystem zu buchen hier.
