Wer kennt es nicht? Feh­len­de Kom­mu­ni­ka­ti­on, die zu unnö­ti­gem Zeit- und Arbeits­auf­wand führt.

Egal, ob unter­neh­mens­in­tern, zwi­schen ver­schie­de­nen Gewer­ken oder zwi­schen Hand­werks­be­trieb und Kunde.

An irgend­ei­ner Stel­le gehen oft­mals Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren, die für die eine Par­tei selbst­ver­ständ­lich schei­nen, für die ande­re Par­tei aber drin­gend not­wen­dig sind.

Wel­che Mög­lich­kei­ten kann man nut­zen, um die­ser man­geln­den Kom­mu­ni­ka­ti­on entgegenzuwirken?

  1. Ken­nen Sie die Anfor­de­run­gen ihrer Gesprächspartner

Sie soll­ten sich zu Beginn ihres Pro­jek­tes mit den Bau­teil­neh­mer abstim­men und her­aus­fin­den, wel­che Anfor­de­run­gen an die Kom­mu­ni­ka­ti­on die ver­schie­de­nen Par­tei­en stel­len. Dies kann von Per­son zu Per­son unter­schied­lich sein, sodass die eine Per­son sich eine pro­ak­ti­ve Infor­ma­ti­on ihrer­seits zu jedem Wochen­en­de wünscht. Eine ande­re Per­son wünscht sich hin­ge­gen viel­leicht nur eine Infor­ma­ti­on, wenn sich an den ursprüng­lich bespro­che­nen Details etwas ändert.

  1. Arbei­ten Sie trans­pa­rent für ihren Auf­trag­ge­ber und/oder Subunternehmer

Sor­gen Sie von Bau­be­ginn an für eine klare Trans­pa­renz für alle Bau­be­tei­lig­ten. Ben­nen Sie kon­kret den Bau­ver­ant­wort­li­chen in ihrem Unter­neh­men, stel­len Sie ihn den ande­ren Bau­be­tei­lig­ten als Haupt­an­sprech­part­ner vor und über­mit­teln seine Kon­takt­da­ten. Stel­len Sie ihm alle wich­ti­gen Bau­un­ter­la­gen zur Ver­fü­gung und geben so den Start­schuss für eine erfolg­rei­che Projektumsetzung.

  1. Legen Sie Regeln für eine ein­heit­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend des Bau­vor­ha­bens fest

Defi­nie­ren Sie vor Bau­start gewis­se Stan­dards, wie bei­spiels­wei­se mit Bau­ver­zö­ge­run­gen, Mehr­auf­wand oder Pla­nungs­än­de­run­gen umge­gan­gen wird. Hal­ten Sie schrift­lich fest, wer in wel­chem Fall wie benach­rich­tigt wer­den muss. Legen Sie auch fest, wel­che Mit­wir­kungs­pflich­ten jede ein­zel­ne Par­tei hat, um das Pro­jekt zu einem Erfolg wer­den zu lassen.

  1. Defi­nie­ren Sie feste Ter­mi­ne zur Baubesprechung

Zur Vor­be­rei­tung und wäh­rend der Bau­zeit emp­fiehlt es sich fixe Ter­mi­ne zu defi­nie­ren, an denen Bau­be­spre­chun­gen statt­fin­den. Legen Sie fest, wer inner­halb die­ser Mee­tings ein Pro­to­koll führt sowie die Auf­ga­ben bis zur nächs­ten Bespre­chung kom­mu­ni­ziert und nachhält.

  1. Hal­ten Sie für die Bespre­chun­gen eine ein­heit­li­che Agen­da vor

Mit einer fes­ten Agen­da für ihre Bau­be­spre­chun­gen geben Sie sich als auch den Bau­be­tei­lig­ten einen siche­ren Rah­men, um ihre Anlie­gen zu bespre­chen. Sie ermög­li­chen damit einen gere­gel­ten Ablauf und erwei­sen ihren Gesprächs­part­nern damit Respekt.

Zudem ver­ein­facht eine klare Bespre­chungs­ord­nung die Pro­to­kol­lie­rung ihrer Tref­fen sowie das Nach­ar­bei­ten der Aufgaben.

  1. Gewäh­ren Sie wäh­rend der Bau­pha­se allen Betei­lig­ten Zugriff auf die Baumappe

Mit einer digi­ta­len Baum­ap­pe errei­chen Sie wäh­rend der Bau­pha­se voll­kom­me­ne Trans­pa­renz für sich, ihre Mit­ar­bei­ter, die Sub­un­ter­neh­men und die Bau­be­tei­lig­ten. Nicht nur, dass sie es ermög­li­chen die Baum­ap­pe dyna­misch zu erwei­tern. Sie geben auch den ande­ren Bau­be­tei­lig­ten die Mög­lich­keit auf die Doku­men­te zuzu­grei­fen, diese ggf. zu kom­men­tie­ren oder zu ergän­zen. So haben Sie stets alle Doku­men­te an einem Ort, an dem diese auch noch revi­si­ons­si­cher und GoBD-kon­form abge­legt sind.

  1. Archi­vie­ren Sie die digi­ta­le Baum­ap­pe revisionssicher

Wenn die Baum­ap­pe bereits digi­tal geführt und wäh­rend der Bau­pha­se immer wie­der mit Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen rund um das Bau­vor­ha­ben gefüllt wurde, haben Sie nun ohne gro­ßen Auf­wand die Mög­lich­keit die Akte zu archi­vie­ren. Dies geschieht ganz auto­ma­tisch, da bereits vorab in der Kon­fi­gu­ra­ti­on fest­ge­legt wurde, wie lange die ver­schie­de­nen Doku­men­ten­ar­ten aus ihrer Baum­ap­pe vor­ge­hal­ten wer­den sollen.

So stel­len Sie auto­ma­tisch sicher, dass die steu­er­rele­van­ten Unter­la­gen GoBD-kon­form und revi­si­ons­si­cher vor­ge­hal­ten werden.

Wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen fin­den Sie hier und die Mög­lich­keit sich ein 30-tägi­ges kos­ten­frei­es Test­sys­tem zu buchen hier.

DMS: Wie ver­bes­se­re ich die Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend eines Bauprojekts? 1