DMS: Revi­si­ons­si­cher­heit digi­tal umsetzen!

Revi­si­ons­si­cher­heit wird laut dem Gab­ler Wirt­schafts­le­xi­kon defi­niert als Zustand inner­halb von Unter­neh­men, des­sen Sys­te­me und ope­ra­ti­ve Pro­zes­se vor dem Hin­ter­grund von gesetz­li­chen und bei­spiels­wei­se unter­neh­mens­in­ter­nen Vor­schrif­ten  als ange­mes­sen ange­se­hen wer­den. Revi­si­ons­si­cher gilt ein Unter­neh­men dann, wenn die inter­ne Prü­fung eines Unter­neh­mens nichts zu bean­stan­den hat.

Wie schaf­fe ich es als Unter­neh­men nun die­sen Zustand auch bei digi­ta­len Lösun­gen vor­zu­hal­ten. Wel­che Anfor­de­run­gen gibt es an die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung und Aktenführung?

Kapi­tel 3.1 GoBD: Grund­satz der Nach­voll­zieh­bar­keit und Nachprüfbarkeit

Wenn ein Doku­ment in ein revi­si­ons­si­che­res Archiv über­führt wer­den soll, ist dies zu pro­to­kol­lie­ren. Die Nach­voll­zieh­bar­keit des Ein­tritts­zeit­punk­tes und des Ver­ar­bei­ters muss gege­ben sein. Die Ver­än­de­run­gen an einem Doku­ment sowie das Ori­gi­nal müs­sen vor­ge­hal­ten wer­den und ein­seh­bar sein.

Kapi­tel 3.2.1 GoBD: Vollständigkeit

In digi­ta­len Sys­te­men ist die voll­stän­di­ge und lücken­lo­se Erfas­sung und Wie­der­ga­be aller Geschäfts­vor­fäl­le mit­tels tech­ni­scher und orga­ni­sa­to­ri­scher Kon­trol­len sicher­zu­stel­len. So muss durch Pro­zes­se gewähr­leis­tet wer­den, dass alle Infor­ma­tio­nen den Weg ins Archiv fin­den. Auch E‑Mails, die steu­er­recht­lich rele­vant sind, müs­sen hier hin­ter­legt wer­den. Abhil­fe schafft hier­bei zudem eine ser­ver­sei­ti­ge Mailarchivierung.

Kapi­tel 3.2.2 GoBD: Richtigkeit

Eine wei­te­re zen­tra­le Anfor­de­rung an eine revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung ist die Rich­tig­keit der Daten. So müs­sen das ori­gi­na­le und das digi­ta­le Doku­ment einen gefor­der­ten Grad an Über­ein­stim­mung auf­wei­sen. In einem kon­kre­ten Bei­spiel könn­te dies bedeu­tet, dass ein ein­ge­scann­tes Doku­ment einen schlech­ten Kon­trast auf­weist und daher digi­tal nicht les­bar ist. Um in die­sem Fall trotz­dem die Rich­tig­keit zu bewah­ren, muss der Kon­trast nach­träg­lich ange­passt wer­den. Diese Ver­än­de­rung muss wie­der­um zwin­gend doku­men­tiert wer­den, um nach­wei­sen zu kön­nen, dass das Doku­ment nicht mani­pu­liert wurde.

Kapi­tel 3.2.3 GoBD: Zeit­ge­rech­te Buchung und Aufzeichnung

Die zeit­ge­rech­te Buchung ver­langt, dass ein zeit­li­cher Zusam­men­hang zwi­schen den Vor­gän­gen und ihrer buch­mä­ßi­gen Erfas­sung besteht. Heißt, dass jeder Geschäfts­vor­fall mög­lichst unmit­tel­bar nach sei­ner Ent­ste­hung zu erfas­sen ist. So gilt es die anfal­len­den Papier­be­le­ge schnellst­mög­lich digi­tal im Archiv zu erfassen.

Kapi­tel 3.2.4 GoBD: Ordnung

Bei der Anschaf­fung eines elek­tro­ni­schen Archivs, geht es im ers­ten Schritt darum mög­lichst viele Infor­ma­tio­nen in das Archiv zu über­füh­ren. Es soll­te aller­dings zwin­gend dar­auf geach­tet wer­den, dass die Doku­men­te pas­sen­den Struk­tu­ren zuge­ord­net und die Doku­men­te mit einer ent­spre­chen­den Auf­be­wah­rungs­frist ver­se­hen wer­den. Mit Ablauf der Auf­be­wah­rungs­fris­ten kön­nen Betrof­fe­ne, Beschäf­tig­te, Kun­den oder Ver­brau­cher einen Anspruch auf Löschung der Doku­men­te erhe­ben. Ein Lösch­kon­zept spielt hier aus Daten­schutz­grün­den eine wich­ti­ge und ernst­zu­neh­men­de Rolle.

Kapi­tel 3.2.5 GoBD: Unveränderbarkeit

Doku­men­te sind digi­tal so auf­zu­be­wah­ren, dass das Ori­gi­nal jeder­zeit ein­seh­bar ist. Ver­än­de­run­gen an dem Ori­gi­nal müs­sen jeder­zeit pro­to­kol­liert werden.

Da wir nun vorab die Anfor­de­run­gen an die Revi­si­ons­si­cher­heit geklärt haben, gilt es jetzt die Imple­men­tie­rung eines revi­si­ons­si­che­ren Archivs zu beleuch­ten. Wor­auf ist bei der Umset­zung zu ach­ten und wie kann mit der Anschaf­fung einer DMS-Lösung die Umset­zung von Revi­si­ons­si­cher­heit unter­stützt wer­den? Hier­bei gehen wir auf vier wesent­li­che Punk­te ein:

Soft­ware

Die Revi­si­ons­si­cher­heit setzt als ers­ten Bau­stein eine pas­sen­de Soft­ware vor­aus. Eine ECM-Lösung bil­det die Basis für Revi­si­ons­si­cher­heit und die Ein­hal­tung der beschrie­be­nen Anfor­de­run­gen. Beschei­nigt wer­den kann dies zum Bei­spiel durch ein Tes­tat einer unab­hän­gi­gen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Hard­ware

Der zwei­te Bau­stein ist die Hard­ware. Zur Sicher­stel­lung einer ein­wand­frei­en Digi­ta­li­sie­rung ist die rich­ti­ge Hard­ware zur digi­ta­len Erfas­sung der Bele­ge not­wen­dig. Das bedeu­tet, dass auf pro­fes­sio­nel­le Scan­ner-Soft­ware gesetzt wer­den soll­te, die das pro­blem­lo­se Ein­scan­nen von Doku­men­ten ermög­licht. Die Doku­men­te an sich wer­den dann je nach Anfor­de­rung in der Cloud vorgehalten.

Doku­men­ta­ti­on

Basie­rend auf den Bau­stei­nen Soft­ware und Hard­ware gibt es dann ent­spre­chen­de Doku­men­ta­ti­ons­an­for­de­run­gen – das erwei­ter­te Fun­da­ment. Es emp­fiehlt sich eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on zu erstel­len, um die unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Imple­men­tie­rung der ECM-Lösung abzubilden.

Bestä­ti­gung eines Wirtschaftsprüfers

Auf Basis der imple­men­tier­ten und doku­men­tier­ten Lösung ist es emp­feh­lens­wert einen Wirt­schafts­prü­fer mit einer gut­ach­ter­li­chen Stel­lung­nah­me zum Gesamt­pro­zess der digi­ta­len Archi­vie­rung zu beauf­tra­gen. Mit dem erstell­ten Tes­tat kann gegen­über Steu­er- oder sons­ti­gen Auf­sichts­be­hör­den dar­ge­legt wer­den, dass den ent­spre­chen­den Archi­vie­rungs­an­for­de­run­gen nach­ge­kom­men wird. Zer­ti­fi­zie­run­gen nach IDW PS 880 und ISAE 3000 zur Revi­si­ons­si­cher­heit sind für Unter­neh­men erstrebenswert.

Auf diese Art und Weise ermög­licht auch d.velop docu­ments eine digi­ta­le, revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung. Für mehr Infor­ma­tio­nen besu­chen Sie unse­re Web­sei­te oder den d.velop Store.

Quel­len: Gab­ler Wirt­schafts­le­xi­kon ; d.velop Blog

DMS: Revi­si­ons­si­cher­heit digi­tal umsetzen! 1

DMS: Wie ver­bes­se­re ich die Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend eines Bauprojekts?

Wer kennt es nicht? Feh­len­de Kom­mu­ni­ka­ti­on, die zu unnö­ti­gem Zeit- und Arbeits­auf­wand führt.

Egal, ob unter­neh­mens­in­tern, zwi­schen ver­schie­de­nen Gewer­ken oder zwi­schen Hand­werks­be­trieb und Kunde.

An irgend­ei­ner Stel­le gehen oft­mals Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren, die für die eine Par­tei selbst­ver­ständ­lich schei­nen, für die ande­re Par­tei aber drin­gend not­wen­dig sind.

Wel­che Mög­lich­kei­ten kann man nut­zen, um die­ser man­geln­den Kom­mu­ni­ka­ti­on entgegenzuwirken?

  1. Ken­nen Sie die Anfor­de­run­gen ihrer Gesprächspartner

Sie soll­ten sich zu Beginn ihres Pro­jek­tes mit den Bau­teil­neh­mer abstim­men und her­aus­fin­den, wel­che Anfor­de­run­gen an die Kom­mu­ni­ka­ti­on die ver­schie­de­nen Par­tei­en stel­len. Dies kann von Per­son zu Per­son unter­schied­lich sein, sodass die eine Per­son sich eine pro­ak­ti­ve Infor­ma­ti­on ihrer­seits zu jedem Wochen­en­de wünscht. Eine ande­re Per­son wünscht sich hin­ge­gen viel­leicht nur eine Infor­ma­ti­on, wenn sich an den ursprüng­lich bespro­che­nen Details etwas ändert.

  1. Arbei­ten Sie trans­pa­rent für ihren Auf­trag­ge­ber und/oder Subunternehmer

Sor­gen Sie von Bau­be­ginn an für eine klare Trans­pa­renz für alle Bau­be­tei­lig­ten. Ben­nen Sie kon­kret den Bau­ver­ant­wort­li­chen in ihrem Unter­neh­men, stel­len Sie ihn den ande­ren Bau­be­tei­lig­ten als Haupt­an­sprech­part­ner vor und über­mit­teln seine Kon­takt­da­ten. Stel­len Sie ihm alle wich­ti­gen Bau­un­ter­la­gen zur Ver­fü­gung und geben so den Start­schuss für eine erfolg­rei­che Projektumsetzung.

  1. Legen Sie Regeln für eine ein­heit­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend des Bau­vor­ha­bens fest

Defi­nie­ren Sie vor Bau­start gewis­se Stan­dards, wie bei­spiels­wei­se mit Bau­ver­zö­ge­run­gen, Mehr­auf­wand oder Pla­nungs­än­de­run­gen umge­gan­gen wird. Hal­ten Sie schrift­lich fest, wer in wel­chem Fall wie benach­rich­tigt wer­den muss. Legen Sie auch fest, wel­che Mit­wir­kungs­pflich­ten jede ein­zel­ne Par­tei hat, um das Pro­jekt zu einem Erfolg wer­den zu lassen.

  1. Defi­nie­ren Sie feste Ter­mi­ne zur Baubesprechung

Zur Vor­be­rei­tung und wäh­rend der Bau­zeit emp­fiehlt es sich fixe Ter­mi­ne zu defi­nie­ren, an denen Bau­be­spre­chun­gen statt­fin­den. Legen Sie fest, wer inner­halb die­ser Mee­tings ein Pro­to­koll führt sowie die Auf­ga­ben bis zur nächs­ten Bespre­chung kom­mu­ni­ziert und nachhält.

  1. Hal­ten Sie für die Bespre­chun­gen eine ein­heit­li­che Agen­da vor

Mit einer fes­ten Agen­da für ihre Bau­be­spre­chun­gen geben Sie sich als auch den Bau­be­tei­lig­ten einen siche­ren Rah­men, um ihre Anlie­gen zu bespre­chen. Sie ermög­li­chen damit einen gere­gel­ten Ablauf und erwei­sen ihren Gesprächs­part­nern damit Respekt.

Zudem ver­ein­facht eine klare Bespre­chungs­ord­nung die Pro­to­kol­lie­rung ihrer Tref­fen sowie das Nach­ar­bei­ten der Aufgaben.

  1. Gewäh­ren Sie wäh­rend der Bau­pha­se allen Betei­lig­ten Zugriff auf die Baumappe

Mit einer digi­ta­len Baum­ap­pe errei­chen Sie wäh­rend der Bau­pha­se voll­kom­me­ne Trans­pa­renz für sich, ihre Mit­ar­bei­ter, die Sub­un­ter­neh­men und die Bau­be­tei­lig­ten. Nicht nur, dass sie es ermög­li­chen die Baum­ap­pe dyna­misch zu erwei­tern. Sie geben auch den ande­ren Bau­be­tei­lig­ten die Mög­lich­keit auf die Doku­men­te zuzu­grei­fen, diese ggf. zu kom­men­tie­ren oder zu ergän­zen. So haben Sie stets alle Doku­men­te an einem Ort, an dem diese auch noch revi­si­ons­si­cher und GoBD-kon­form abge­legt sind.

  1. Archi­vie­ren Sie die digi­ta­le Baum­ap­pe revisionssicher

Wenn die Baum­ap­pe bereits digi­tal geführt und wäh­rend der Bau­pha­se immer wie­der mit Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen rund um das Bau­vor­ha­ben gefüllt wurde, haben Sie nun ohne gro­ßen Auf­wand die Mög­lich­keit die Akte zu archi­vie­ren. Dies geschieht ganz auto­ma­tisch, da bereits vorab in der Kon­fi­gu­ra­ti­on fest­ge­legt wurde, wie lange die ver­schie­de­nen Doku­men­ten­ar­ten aus ihrer Baum­ap­pe vor­ge­hal­ten wer­den sollen.

So stel­len Sie auto­ma­tisch sicher, dass die steu­er­re­le­van­ten Unter­la­gen GoBD-kon­form und revi­si­ons­si­cher vor­ge­hal­ten werden.

Wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen fin­den Sie hier und die Mög­lich­keit sich ein 30-tägi­ges kos­ten­frei­es Test­sys­tem zu buchen hier.

DMS: Wie ver­bes­se­re ich die Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend eines Bauprojekts? 2

DMS: Wie gelingt eine gute Umsetzung?

Nach­dem im Zuge der Vor­be­rei­tung der IST-Zustand im Unter­neh­men defi­niert und klare Ziele für die Umset­zung gesteckt wor­den sind, kann die Ein­füh­rung star­ten. Fol­gen­des Doku­ment ver­deut­licht in die­sem Zusam­men­hang, nach wel­chem Sche­ma die meis­ten Unter­neh­men ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem implementieren:

Darstellung der Dokumentenverarbeitung in d.velop documents

Pro­zess von Doku­men­ten­ein­gang bis zur Archivierung

Gehen wir den Weg der ver­schie­de­nen Doku­men­ten­ar­ten ins digi­ta­le Archiv durch:

1. Papier­be­le­ge

Der schnells­te und unkom­pli­zier­tes­te Weg die alten Papier­ak­ten in das DMS zu brin­gen, ist das Scan­nen sowie das nut­zen der OCR Tex­terken­nung. Diese Funk­ti­on macht man sich beim Ein­scan­nen von Papier­be­le­gen zu nutze und liest bereits ein­deu­ti­ge Eigen­schaf­ten eines Doku­ments aus.

OCR steht dabei für Opti­cal Charac­ter Reco­gni­ti­on, also Tex­terken­nung. Hier­bei wer­den unter­schied­li­che Doku­men­te, wie bei­spiels­wei­se gescann­te Papie­re PDF-Datei­en oder E‑Mails in bear­beit­ba­re und durch­such­ba­re Datei­en umge­wan­delt. Über diese Tech­no­lo­gie wird die Voll­text­su­che auch bei Papier­be­le­gen ermög­licht. In die­sem Zusam­men­hang ist es wich­tig sich von einem erfah­re­nen Part­ner hin­sicht­lich der Scan­ner­wahl bera­ten zu las­sen. Nur mit einer geeig­ne­ten Scan- und Klas­si­fi­zie­rungs­soft­ware gelingt der idea­le “Archi­vie­rungs­pro­zess”.

So ermög­licht es die Tech­no­lo­gie OCR bei­spiels­wei­se von einer Ein­gangs­rech­nung direkt die Rech­nungs­num­mer, das Beleg­da­tum und Lie­fe­ran­ten aus­zu­le­sen. Diese aus­ge­le­se­nen Eigen­schaf­ten wer­den dar­auf­hin inde­xiert und den pas­sen­den Merk­ma­len einer vor­her defi­nier­ten Doku­men­ten­art, bei­spiels­wei­se “Ein­gangs­rech­nung”, zugewiesen.

2. Digi­ta­le Bele­ge und E‑Mails

Auch Doku­men­te, die bereits auf digi­ta­lem Weise den Weg ins Unter­neh­men fin­den, wer­den inde­xiert und klas­si­fi­ziert. Eben­so wie bei Papier­be­le­gen erfolgt auch hier die Zuord­nung zu einer Doku­men­ten­art anhand der aus­ge­le­sen Eigen­schaf­ten ganz auto­ma­tisch. Zeigt sich beim Aus­le­sen der Doku­men­ten­ei­gen­schaf­ten, dass keine pas­sen­de Akte zum Able­gen des Doku­ments vor­han­den ist, wer­den auf Basis der erkann­ten Eigen­schaf­ten auto­ma­tisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig wer­den müs­sen. Dies ist dank der zuvor kon­zi­pier­ten Akten­plä­ne möglich.

Hin­wei­se:

Gehen Sie dem Ursprung ihrer Doku­men­te auf den Grund. Oft­mals gibt es bereits viele Doku­men­te, die bereits digi­tal ange­lie­fert wer­den. Aus Gewohn­heit und weil der aktu­el­le Pro­zess es so vor­sieht, wer­den diese aus­ge­druckt und abge­hef­tet. Hier kön­nen Sie den Pro­zess abkür­zen und ordent­lich Papier spa­ren, wenn direkt die digi­ta­len Bele­ge ver­ar­bei­tet wer­den. Wei­ter­hin emp­fiehlt es sich ihre Lie­fe­ran­ten wie auch Kun­den anzu­spre­chen und darum zu bit­ten, dass Doku­men­te, wie Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Bestel­lun­gen, Rech­nun­gen etc. digi­tal zuge­stellt und aus­ge­lie­fert wer­den dürfen.

3. Bele­ge digi­ta­len Akten zuordnen

Nach­dem die Bele­ge inde­xiert und klas­si­fi­ziert wor­den sind, wer­den diese nun voll auto­ma­tisch oder manu­ell den ent­spre­chen­den Akten zugeordnet.

Ein Bei­spiel:

Henri Hand­wer­ker erhält eine Ein­gangs­rech­nung von sei­nem Lie­fe­ran­ten Dach­zie­gel GmbH über gelie­fer­te Dach­zie­gel. Die­ses Doku­ment legt er in der Web­ober­flä­che des Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems ab und lässt es ana­ly­sie­ren. Die Eigen­schaf­ten Rech­nungs­num­mer, Beleg­da­tum, Lie­fe­ran­ten­num­mer und Lie­fe­ran­ten­na­me wer­den auto­ma­ti­siert aus­ge­le­sen und inde­xiert. Hän­disch ergänzt er noch den Rech­nungs­be­trag sowie das Bau­pro­jekt, zu dem diese Bestel­lung gehört. Nun hat er in sei­nem DMS vorab die Akte Lie­fe­rant defi­niert, der Doku­men­te anhand der ein­deu­ti­gen Lie­fe­ran­ten­num­mer zuge­ord­net wer­den sol­len. Henri kann nun also hin­ge­hen, prü­fen, ob die aus­ge­le­se­ne Lie­fe­ran­ten­num­mer stimmt und das Doku­ment abspei­chern. Die­ses fin­det nun anhand der ein­deu­ti­gen Num­mer den direk­ten Weg in die Akte des Lie­fe­ran­ten Dach­zie­gel GmbH.

Soll die Rech­nung nun noch mit der dazu­ge­hö­ri­gen Bau­ak­te ver­knüpft wer­den, so lässt sich dies direkt im Doku­ment selbst erle­di­gen. Der Vor­teil: Das Doku­ment liegt nur ein­mal vor, ist aber über ver­schie­de­ne Akten einsehbar.

4. Archi­vie­ren der Belege

Ihre digi­ta­len Akten inklu­si­ve aller Doku­men­te wer­den auto­ma­tisch, revi­si­ons­si­cher und in lang­fris­tig ver­füg­ba­ren Datei­for­ma­ten archi­viert. Die Her­aus­for­de­rung bei der digi­ta­len Archi­vie­rung ist es, Infor­ma­tio­nen so zu spei­chern, dass sie ers­tens unver­än­der­bar und zwei­tens auch nach Jah­ren oder Jahr­zehn­ten noch les­bar sind, selbst wenn die Appli­ka­ti­on, in der sie erstellt wur­den (z. B. irgend­ein Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm) schon lange nicht mehr exis­tiert. Lange war TIFF das domi­nie­ren­de Datei­for­mat im Bereich der Lang­zeit­ar­chi­vie­rung. Mit stei­gen­den Anfor­de­run­gen an den Auf­bau der Doku­men­te haben sich aller­dings schnell eini­ge Nach­tei­le des For­mats her­aus­kris­tal­li­siert. Das PDF/a For­mat hat sich mitt­ler­wei­le welt­weit als Stan­dard für die Lang­zeit­ar­chi­vie­rung durchgesetzt.

Beschäf­tigt man sich mit der Archi­vie­rung von Doku­men­ten stößt man schnell auf den Begriff der Revi­si­ons­si­cher­heit. Was hin­ter die­sem Begriff steckt und wie man Revi­si­ons­si­cher­heit errei­chen kann, haben unse­re Kol­le­gen der d.velop AG bereits in einem ande­rem Blog­ar­ti­kel für Sie zusam­men­ge­fasst. (Zum Arti­kel)

Mehr Infor­ma­tio­nen zu dem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem d.velop docu­ments fin­det ihr hier auf unse­rer Web­site oder bucht direkt euren 30-tägi­gen kos­ten­frei­en Test!

DMS: Wel­che Schrit­te sind not­wen­dig für eine gute Vorbereitung?

Die Akte als Auf­be­wah­rungs­ort für Doku­men­te im pri­va­ten wie auch im geschäft­li­chen Kon­text hat eine lange Tra­di­ti­on. Aus die­sem Grund spielt die Struk­tur der ana­lo­gen Abla­ge bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment Sys­tems auch eine zen­tra­le Rolle. Es stel­len sich die Fra­gen, wel­che Abla­ge­struk­tur habe ich, wel­che Pro­zes­se nutze ich und wie glei­che ich Bestehen­des an die neue Lösung an? Um für die Ein­füh­rung eines sol­chen Sys­tems best­mög­lich vor­be­rei­tet zu sein, emp­fiehlt es sich fol­gen­de Fra­gen zu beantworten:

Wel­che Kos­ten fal­len bei der ana­lo­gen Abla­ge an?

Zunächst soll­ten bestehen­de Pro­zes­se im Unter­neh­men erfasst und doku­men­tiert wer­den. Im dar­auf­fol­gen­den Schritt ist es dann sinn­voll anhand von Kenn­zah­len Ziele für die digi­ta­le Umset­zung vor­han­de­ner ana­lo­ger Pro­zes­se zu definieren.

Sol­che Kenn­zah­len kön­nen wir folgt aussehen:

        • Zeit­auf­wand für das Erfas­sen, Ein­sor­tie­ren & Ergän­zen je Doku­ment in Minuten
        • Zeit­auf­wand für das Able­gen je Doku­ment in Minuten
        • Zeit­auf­wand für das Durch­su­chen je Akte in Minuten
        • Anzahl Such­vor­gän­ge je Tag
        • Anzahl Reproduktionen/Kopien je Tag
        • Zeit­auf­wand je Reproduktion/Kopie in Minuten
        • Erzeug­te bzw. ver­ar­bei­te­te Belegseiten/Monat
        • Größe des Archivs in m²
        • Monat­li­che Warm­mie­te für das Archiv

Anhand die­ser Werte ist es uns mög­lich das Opti­mie­rungs­po­ten­ti­al durch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment Sys­tem zu ermitteln.

Wel­che Sys­te­me müs­sen berück­sich­tigt werden?

Neben der Ermitt­lung der Kenn­zah­len spielt auch der Weg eines  Doku­men­tes durch das Unter­neh­men eine wich­ti­ge Rolle und die Frage, aus wel­chem Sys­tem das Doku­ment über­haupt erstellt wor­den ist. Denn neben den vor­han­de­nen Akten­struk­tu­ren im Unter­neh­men sind auch die Schnitt­stel­len zu den Sys­te­men wich­tig, aus denen die Doku­men­te erstellt werden.

Dazu las­sen sich fol­gen­de Fra­gen stellen:

        • Wird ein ERP Sys­tem ver­wen­det? Wenn ja, welches?
        • Ist eine Finanz­buch­hal­tungs­soft­ware im Einsatz?
        • Wel­ches Betriebs­sys­tem wird verwendet?
        • Wel­che Ser­ver sind vorhanden?
        • Wel­cher E‑Mail Dienst liegt vor?
        • Wird eine Col­la­bo­ra­ti­on Platt­form verwendet?
        • Nut­zen Sie ein CRM-Sys­tem? Wenn ja, welches?

Zuletzt gilt es nun diese Erkennt­nis­se vor­be­rei­tend für die Ein­füh­rung in eine digi­ta­le Abla­ge­struk­tur zu brin­gen. In Form von digi­ta­len Akten­plä­nen las­sen sich Doku­men­te und Datei­en zusam­men­füh­ren, die zusam­men gehö­ren. Vor­teil im Ver­gleich zur ana­lo­gen Akte: Ein Doku­ment kann belie­big vie­len Akten zuge­ord­net wer­den ohne dabei mehr­fach zu exis­tie­ren. Somit hat das mehr­fa­che Kopie­ren und Abhef­ten ein Ende!

 

Darstellung Digitale Akte DMS

Digi­ta­le Akte in DMS

Mit­tels die­ser gesam­mel­ten Daten ist es ihnen nun mög­lich das Poten­ti­al ihrer digi­ta­len Reise zu bestim­men. Wor­auf bei der Ein­füh­rung nun beson­ders zu ach­ten ist, erfah­ren sie in unse­rem nächs­ten Blogartikel.

Quel­le: d.velop AG

DMS: Wel­che Schrit­te sind not­wen­dig für eine gute Vorbereitung? 4

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