Blog by Welacom

Neues & Wissenswertes rund um Kommunkationslösungen und unser Unternehmen

Wefapress – Case Study

Wefapress ist ein deutscher Hersteller von technischen Kunststoffen. Mit seinen internationalen Kunden und Mitarbeitern benötigte Wefapress eine umfassende Lösung, die den Hauptsitz, die Vertriebspartner und die internationalen Produktionsstandorte über eine leicht zugängliche Kommunikationsplattform verbindet.

Als Pionier in der Kunststoffverarbeitung produziert Wefapress qualitativ hochwertige Produkte, die es weltweit vertreibt. Damit interna-tionale Kunden und der Vertrieb jederzeit in Verbindung bleiben können, kommt es auf eine gute Kommunikation an.Doch wie viele andere KMU in Deutschland stand auch Wefapress vor der Herausforderung veralte-ter Kommunikationssysteme. Eine neue Lösung musste her, um Teams mit ihren Kunden zeitgemäß zu verbinden. Nach längerer Vorbereitung gab schließlich ein Brand in der deutschen Produktionsstätte den endgültigen Ausschlag für den Wechsel zu smarter Cloud-Kommunikation mit Cloudya.

Die Herausforderungen

Es wurde eine moderne, unkomplizierte Lösung benötigt, die alle Kommunikationskanäle miteinander verbindet und es den Mitarbeitern so leicht wie möglich macht, ortsungebunden zu arbeiten. Somit waren die Tage der rein analogen Telefonie gezählt. Anstatt wie vorher an feste Arbeitsplätze und veraltete Arbeitsprozesse gebunden zu sein, entschied sich Wefapress für ein digitales Konzept, das mit dem bereits bestehenden Gigaset DECT System kombiniert werden konnte. Mit dem Wissen, wie dramatisch sich ein unerwartetes Ereignis auf das Geschäft auswirken kann, wollte das Unternehmen außerdem unbedingt die Ausfallsicherheit der Kommunikationskanäle verbessern. Die Geschäfte jederzeit von überall und jedem Gerät führen zu können, war ein wichtiger Anspruch an die Entwicklung der neuen Kommunikationsstrategie. Durch die einfache Verbindung von PBX Funktionen und unkomplizierten Integrationen mit Microsoft Teams war schnell ein Gewinner gefunden: Die NFON Premium Integration für Microsoft Teams – Für das Beste aus Cloudya und Microsofts Kommunikationsapp.

Die Lösung

Durch den Wechsel zu Cloudya Business Premium mit seinen Microsoft-Teams-Integrationen konnte ein ganz neues Level an Kommunikationsfreiheit erreicht werden. Die Kombination der PBX-Lösungen mit dem bestehenden Gigaset DECT System und Microsoft Teams schaffte eine übersichtlichere Arbeitsumgebung und verbesserte Arbeitsabläufe ausgehend von einer zentralen App. Da die Mitarbeiter bereits an die Microsoft Teams-Umgebung gewöhnt waren, fühlte sich das Upgrade für alle beteiligten Mitarbeiter sehr vertraut an. So konnte nahtlos von der bestehenden Telefonanlage zu Cloudya mit Microsoft Teams gewechselt werden und der Betrieb lief wie gewohnt weiter. Seit dem Umstieg profitieren Mitarbeiter von zusätzlicher Flexibilität, verbesserter Erreichbarkeit und nahtloser Verbindung von PBX- und Microsoft Teams Funktionen. Definitiv eine leistungsstarke Kombination!

Die Ergebnisse

Die Möglichkeit, über Microsoft Teams jederzeit verbunden zu sein, Anrufe im Büro, am Produktionsstandort oder im Homeoffice entgegenzunehmen, hat die Kommunikation von Wefapress erheblich vereinfacht. Bestehende DECT Hardware konnte einfach integriert werden und sorgte für Kostenersparnis, da bereits vorhandene DECT-Mobil-teile weiter verwendet werden konnten. Mitarbeiter sind nicht mehr an einen Arbeits-platz oder Gerät gebunden. Das schafft mehr Freiheit im Arbeitsalltag und hilft dabei, Kundenanfragen schneller zu bearbeiten. Mit Cloudya kann einfach zwischen Festnetz, Smartphone oder Desktop gewechselt werden und die praktische Microsoft Teams-Integration bietet Mitarbeitern Zugang zu allen wichtigen Funktionen für den Arbeitsalltag. Durch den einfachen Zugriff auf alle Kontakte und Unterhaltungen wird Kommunikation transparenter und erleichtert es deutlich, bei allen Projekten auf dem neuesten Stand zu bleiben. Neben den umfangreichen Funktionen und Integrationen war vor allem auch der um-fassende Datenschutz von NFON entscheidend. So werden alle EU-Bestimmungen eingehalten, und die Daten der Kunden bleiben zu 100% in Europa.

Ein Blick in die Zukunft

Durch die Umstellung von Wefapress auf eine smarte Cloud-Kommunikation mit Microsoft Teams, wurde ein lang benötigtes Upgrade umgesetzt. Arbeitsprozesse und Kommunikation wurden optimiert, und es ist wesentlich einfacher geworden, anstehende Aufgaben gemeinsam zu erledigen. Auch für die Zukunft ist Wefapress durch die einfache Skalierung von Cloud-Kommunikation bestens aufgestellt und gewährleistet so, dass internationale Mitarbeiter und Kunden jederzeit gut vernetzt sind – mit Cloudya Business Premium und seinen zukunftsweisenden Microsoft Teams-Integration.

Jeanne Beck, Marketing Manager | Wefapress :

“Verpasste Anrufe und die umständliche Nutzung mehrerer Produktivitäts-Apps waren für uns lange Zeit ein limitierender Faktor. Seit wir auf Cloudya umgestellt haben, können wir endlich überall Anrufe annehmen, egal ob per Festnetz, Smartphone oder PC. Die Integrationen mit Microsoft Teams haben unsere Arbeitsabläufe um einiges einfacher gemacht, und wir können gleichzeitig alle Microsoft Teams Funktionen nutzen. So ist jeder Kunde oder Partner jederzeit nur einen Klick entfernt.”

IT-Security: 7 mögliche Schutzmaßnahmen für ihren Betrieb!

Nachdem wir im vorangegangenen Blogartikel “IT-Security – welche Gefahren gibt es?” mögliche Gefahren im Bereich der IT-Sicherheit kennengelernt haben, möchte wir nun in die Handlungsempfehlung einsteigen und im folgenden Beitrag Schutzmechanismen gegen verschiedene Bedrohungsvarianten vorstellen.

Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden

Aus unserer Sicht einer der ausschlaggebendsten Punkte für eine erfolgreiche Umsetzung einer IT-Sicherheits-Strategie ist die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden.

Warum? – weil durch TOM’s(technisch und organisatorische Maßnahmen) nicht 100% der Gefahren behoben werden können. Zudem erfolgen immer noch eine große Anzahl der Angriffe auf die “Schwachstelle Mensch”, sodass die Aufmerksamkeit der Kolleginnen und Kollegen auf die verschiedenen Angriffsvarianten gelenkt werden müssen. Wesentliche Themen in einer Schulung können sein:

Einschleusen von Schadsoftware mittels unbedarftem Öffnen von Anhänge in E‑Mails
Besuch kompromittierter Webseiten im Internet(Drive-By-Exploits)

Einige Beispiele für Social-Engineering-Angriffe aus den Medien finden Sie hier.

Softwareupdates

Um generell nicht von Sicherheitslücken in bestehender Software betroffen zu sein, empfiehlt es sich die Updates für ihre Server, Workstations und Anwendungsprogramme unverzüglich nach Bereitstellung durch den Hersteller bereitzustellen.

Generelle Gefahren ergeben sich hierbei vor allem durch Dienste, die Anhänge aus dem Internet herunterladen, wie beispielsweise Browser, E‑Mail-Programme, PDF-Reader etc.

Angriffsflächen minimieren

Ein logisches Prinzip, dem ein Unternehmen folgen sollte, ist, die Software vom Server, PC, Laptop zu deinstallieren, die generell nicht benötigt wird. Auch die automatische Ausführung von aktiver Inhalte und Skripte sollte nach Möglichkeit verzichtet werden.

Im Webbrowser trifft dies insbesondere auf Browser-Plugins, wie Flash, Java und Silverlight zu. Durch das Verzichten auf Skripte wird eine Infektion verhindert, da sich der schadhafte Anhang nicht mehr versehentlich ausbreitet. Mit Hilfe des Windows AppLocker und DeviceGuard kann zudem nachhaltig die Ausführung von Schadprogramm verhindert werden.

Darüber hinaus kann mittels Entkopplung von Browser und Arbeitsplatz-Rechner die Angriffsfläche deutlich reduziert werden(Stichwort: Remote-Controlled Browser/Terminal Server, Surf-VM).

Behandlung von E‑Mails/Spam auf dem Client/Server

Neben der Ausführung aktiver Inhalte bei Verndung von HTML-Mails sollten für MS-Office-Dokumente folgende Einstellungen konfiguriert werden:

JS/VBS: automatisches Ausführen bei Doppelklick verhindern
Makros im Client (per Gruppenrichtlinie) deaktivieren
Vertrauenswürdige Orte für Makros im AD konfigurieren
Signierte Makros verwenden

Serverseitig sollten grundsätzlich folgende Dateien blockiert bzw. in Quarantäne verschoben werden:

Alle ausführbaren Anhänge, auch wenn diese in Archiven enthalten sind. Beispiele (nicht abschließend): .exe, .scr, .chm, .bat, .com, .msi, .jar, .cmd, .hta, .pif, .scf
Verschlüsselte Archive / Zip-Dateien.
MS-Office-Dokument-Makros (MIME/HTML-Kodierung betrachten)

Durch folgende Maßnahmen lassen sich darüber hinaus die Annahme von Spams am Mail-Server reduzieren:

Implementierung von SPF (Sender-Policy-Framework) auf dem SMTP-Server helfen, bereits die Annahme von nicht legitimen E‑Mails zu reduzieren. Hierbei ist jedoch zu prüfen, ob signifikante Seiteneffekte auftreten, die eigentlich gewünschte E‑Mail-Kommunikation unterbinden.

Greylisting verhindert effektiv die Zustellung von E‑Mails von den meisten Spam-Bots.
Auch sollte der eigene E‑Mail Server die Annahme von E‑Mails mit internem Absender (SMTP-Envelope und From-Header) von Extern ablehnen (Anti-Spoofing)

Netzwerke und Netzlaufwerke

Mittels Netzwerksegmentierung ist es möglich Schäden zu begrenzen, da nicht der Zugriff auf alle Netze gegeben wird. Es können vom befallenen System nur die Nachbarsysteme erreicht werden. Wichtig ist hierbei ein sorgsamer Umgang mit Administrator-Accounts.

Dazu passend sollte die Ablage von Dokumenten auf Netzlaufwerken statt auf dem lokalen Rechner erfolgen. Neben der Berechtigungsstruktur, die für einzelne Benutzer/Benutzergruppen vergeben werden können, kann auch die Sicherung über den zentralen Datensicherungsdienst erfolgen, sodass die Daten im besten Fall nicht verloren gehen.

Virenschutz/Firewall

Es ist empfehlenswert eine professionelle Antivirensoftware einzusetzen, um einen Virenschutz auf den Endgeräten erfolgreich umzusetzen. Sinnvoll ist in diesem Rahmen, dass konsequent alle Module der Software genutzt werden, um den bestmöglichen Schutz zu gewährleisten.

Im Gegensatz zu den Endgeräten sollte bei Gateways ein Black-/Whitelisting-Dienst über die Firewall genutzt werden, um Verbindungen zu bösartigen URLs zu unterbinden. Zudem sollten auch immer nur die Ports geöffnet werden, die unbedingt notwendig sind.

Im Business-Bereich empfiehlt sich hier ausschließlich der Einsatz von professioneller Viren-Schutzsoftware und Firewall-System, da nur diese ausreichend Konfigurationsmöglichkeiten und eine zentrale Administration anbieten.

Backups / Datensicherungskonzept

Jedes Unternehmen sollte über eine Datensicherungskonzept verfügen, um im Notfall die Wiederherstellung der Daten ermöglichen zu können. Backups sind ein wichtiges Instrument um im Notfall schnell wieder agieren zu können.

Hierbei gibt es unterschiedliche Varianten, die je nach Bedarfsfall zum Einsatz kommen können, wie beispielsweise das Backup mit einem RAID-System, das Cloud-Backup oder mit NAS. Da bei Angriffen jedoch oftmals durch die Angreifer gezielt nach den Backups gesucht wird, ist es empfehlenswert auch immer ein Offline-Backup vorliegen zu haben, entweder auf einem getrennten Tape, einem getrennten Archiv oder in einem vom eigenen Netz komplett getrennten Cloud-Speicher.

Sie sehen, dass es verschiedene Schutzmechanismen gibt, um sich vor den unterschiedlichen Gefährdung durch Cyberangriffe zu schützen. Wichtig ist, dass nicht nur in einer ausgewogenen Kombination das Schutzlevel in ihrem Unternehmen erhöht werden kann. Das Thema IT-Sicherheit sollte aus unserer Sicht Chefsache sein, um die Wichtigkeit einer IT-Sicherheits-Strategie zentral in der Unternehmensstrategie zu verankern.

IT-Sicherheit- 6 mögliche Gefahren für euer Unternehmen

Aus dem Umfeld, den Medien oder durch eigene Erfahrung bekommt man inzwischen nahezu täglich neue Informationen von Cyberangriffen. Diese können unterschiedlicher Form sein, sind aber in allen Fällen für die Unternehmen äußerst schädlich und teuer. Ob es Datenleaks, verschlüsselte Datenspeicher oder ausspionierte Unternehmensdaten sind, die Varianten sind unzählig und betreffen alle die IT-Sicherheit von Unternehmen.

Wir möchten innerhalb unseres Blogartikels auf einige Begriffe aus dem Bereich Cyberangriffe eingehen, die offiziell beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gelistet sind.

IT-Sicherheit Gefahr 1: Ransomware

Definition: Das Wort Ransomware, bestehend aus der Wortkombination ransom = “Lösegeld” und ware = Abkürzung für Software, definiert eine Form der Schadsoftware. Mittels dieser wird der Zugriff auf Geräte gesperrt bzw. die darauf enthaltenen Daten verschlüsselt. Darauffolgend wird vom betroffenen Opfer Lösegeld für die Instandsetzung der Daten verlangt.

Die gebräuchlichsten Varianten von Ransomware sind folgende:

Spam

Sicherlich die bekannteste Art von Ransomeware. Bei dieser Sorte von Angriffen wird mittels professionellem Social Engineering der Benutzer zum Öffnen von E‑Mail-Anhängen bewegt. Häufig werden angebliche Rechnungen, Bestellbestätigungen, Paketempfangsbestätigungen etc. unter Verwendung von echten Firmennamen und ‑adressen sowie der perfekten Nachahmung von den tatsächlichen Firmen-E-Mails versendet.

Die Anhänger müssen in den meisten Fällen runtergeladen werden und mit diesem Download holt man sich die Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk.

Drive-By Infektionen mittels Exploit-Kits

Unter dem Begriff Exploit versteht man in der Informationstechnik ein Programm, eine Software oder eine Befehlssequenz, das bzw. die einen Fehler oder eine Schwachstelle ausnutzt. Die Schwachstelle befindet sich zumeist in der Software, Hardware oder anderen elektronischen Geräten. Der Angriff ist darauf ausgerichtet, dass bei den betroffenen Systemen ein bestimmtes Verhalten ausgelöst wird.

Diese Verhalten umfasst oftmals das Übernehmen der Kontrolle über ein System, das Gewähren von Administrationsrechten für einen Angreifer oder das Starten von Denial-of-Service-Angriffen.

Die Exploit-Kits(Sammlung von Exploits) werden meist auf kompromittierten Webseiten oder Werbebannern verbreitet. Danach wird die jeweilige Schadsoftware, z.B. Ransomware nachgeladen.

Schwachstellen in Servern

Ein anderes Eingangstor für Cyberangriffe ist ein Server, den das Opfer selbst bereitgestellt hat, und der über das Internet erreichbar ist. In diesem Fall können Angreifer durch Ausnutzung von Schwachstellen oder durch Erraten zu einfacher Passwörter in dieses System eindringen.

Die Wahrscheinlichkeit mittels Brute-Force Angriffen oder Credential Stuffing das System zu kompromittieren ist durch veröffentlichte Zugangsdaten in der Vergangenheit erhöht worden.

Ungeschützte Fernzugänge

Bei dieser Art scannen die Täter das Internet aktiv nach Systemen, die Fernzugänge ins Internet anbieten, wie beispielsweise Microsoft Remote Desktop(RDP). Wird eine solche Verbindung gefunden, führen die Täter dort Brute-Force Angriffe durch, um das Passwort zu ermitteln. Erfolgt der Login wird die entsprechende Schadsoftware installiert.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Das Schadprogramm Emotet stellt laut BSI einen möglichen Angriffsvektor dar. Diese Schadsoftware kann Kontaktbeziehungen aus Mail-Postfächern auslesen und darauf basierend automatisiert sehr authentische Spam-Mails versenden.

Es zeichnet sich durch einen hohen Verbreitungsgrad und eine gleichermaßen hohe Erfolgsquote bei der Infizierung von Unternehmensnetzwerken aus. So hat diese Schadprogramm bereits zu hohen Schäden bei Betroffenen in Wirtschaft und Verwaltung geführt.

IT-Sicherheit Gefahr 2: Social Engineering

Social Engineering, auch “soziale Manipulation”, beschreibt den Versuch von Cyberkriminellen die Hilfsbereitschaft, das Vertrauen, die Angst oder den Respekt vor Autorität des Opfers auszunutzen. Auf diese Weise werden Betroffene dazu verleitet vertrauliche Informationen preiszugeben, Sicherheitsfunktionen auszuhebeln, Überweisungen zu tätigen oder Schadsoftware auf dem privaten Gerät oder einem Computer im Firmennetzwerk zu installieren.

Die Täter nutzen bei ihren Betrugsversuchen das Vortäuschen ihrer Identität bzw. ihrer Absicht, um die Opfer in die Falle zu locken. Bekannt sind folgende Maschen:

Täter gibt sich als Administrator aus und benötigt das Passwort
Täter gibt sich als Mitarbeiter eines Unternehmens wie Paypal, Facebook oder Telekommunikationsdienstleister aus und erfragt Anmelde-/Kontoinformationen
Phishing: Täter sendet Mails, die dem Original sehr ähnlich sind, mit einem fingierten Link, der zum Draufklicken verleitet
- Dabei gelangt das Opfer meist auf eine gefälschte Zielseite, bei der es Passwörter bzw. Anmeldeinformationen eingeben soll
Spear-Phishing: Spezielle Form des Phishings, bei dem nach vorausgegangener Recherche nur eine kleine Gruppe oder einzelne Personen angeschrieben werden
CEO-Fraud: Manipulation von Entscheidungsträger zur Veranlassung von Zahlungen hoher Geldbeträge im Auftrag des Top-Managements

IT-Sicherheit Gefahr 3: Advanced Persistent Threat

Von APT spricht man in der Wirtschaft, wenn Betriebs-und Geschäftsgeheimnisse, wie beispielsweise technologische Forschungs- und Entwicklungsergebnisse, Herstellungsverfahren oder unternehmenspolitische und operativ-betriebswirtschaftliche Entscheidungen wie Fusionen oder Verkäufe im Fokus der Angreifer stehen.

Diese Angreifer sind meist staatlich gesteuert und greifen gezielt das Netz oder System eines Unternehmens an. Dabei gibt es keine klaren Kriterien, wer angegriffen wird und wer nicht.

Zu den Opfern gehören neben bekannten Großunternehmen auch Beratungsunternehmen, Anwaltskanzleien und sogenannte Hidden Champions aus dem KMU-Bereich.

IT-Sicherheit Gefahr 4: Malware

Der Begriff Malware wird häufig synonym zu Schadfunktion, Schadprogramm und Schadsoftware verwendet. Es bezeichnet Software, die mit dem Ziel entwickelt wurde, unerwünschte und meist schädliche Funktionen auf einem IT-System ohne Wissen des Benutzers auszuführen.

Die Schadsoftware ist grundsätzlich auf allen Betriebssystemen und IT-Systemen lauffähig. Das heiß, dass neben klassischen IT-Systemen wie Clients und Servern, auch mobile Geräte wie Smartphone, Router oder Industrieanlage, die sich im Netzwerk befinden, befallen werden können.

Die Einfallstore auf klassischen IT-System sind neben E‑Mail-Anhängen, manipulierte Webseiten oder Datenträgern oft auch offene Netzschnittstellen, fehlerhafte Konfigurationen und Softwareschwachstellen.

IT-Sicherheit Gefahr 5: DoS – Denial of Service

Denial of Service beschreibt, wenn Dienste, die über das Internet erreichbar sein sollten, nicht mehr verfügbar sind. Die Nicht-Verfügbarkeit kann neben physischen Ursachen auch durch ungewollte Überlastung oder einen mutwilligen Angriff hervorgerufen werden.

Mithilfe von Botnetzen, die gleichzeitig auf das Ziel losgelassen werden, wird versucht den betroffenen Dienst zu attackieren. Dies führt aufgrund der enormen Anfragemenge zu sehr langsamen Reaktionszeiten. Die Dienste oder Webseiten des Hostes sind in diesem Fall für legitime Nutzer, wenn überhaupt, nur mit starken Verzögerungen erreichbar. Dies bezeichnet man dann als DDoS – Distributed Denial of Service.

IT-Sicherheit Gefahr 6: Botnetze

Ein Bot bezeichnet in der Fachsprache ein Programm, das ferngesteuert auf einem Computersystem arbeitet. Wenn nun mehrere Systeme sich mit Bots infizieren und per Fernsteuerung zusammengeschlossen werden, um für bestimmte Aktionen gebraucht zu werden, spricht man von Botnetzen.

Neben klassischen PCs können auch andere Geräte, die Internetzugang haben, wie beispielsweise Smartphones, Tablets, Wearables sowie Webcams oder Router durch Bots gefährdet werden.

In einem nächsten Blogartikel werden wir auf mögliche Schutzmaßnahmen für die unterschiedlichen Gefahrenquellen eingehen. Im unten folgendne Video geht Vanessa Schmeer von unserem Partner Securepoint auf menschliche Achtsamkeit gegenüber IT-Bedrohungen ein. Denn nur die Kombination aus technischen Lösungen und menschlicher Achtsamkeit führt bei der IT-Sicherheit zum Ziel.

Sollten Sie bis dahin bereits Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, beispielsweise über unseren Chat oder hier per Mail oder Telefon. Ansonsten wünschen wir viel Spaß beim Video.

Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

DMS: Revisionssicherheit digital umsetzen!

Revisionssicherheit wird laut dem Gabler Wirtschaftslexikon definiert als Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse vor dem Hintergrund von gesetzlichen und beispielsweise unternehmensinternen Vorschriften als angemessen angesehen werden. Revisionssicher gilt ein Unternehmen dann, wenn die interne Prüfung eines Unternehmens nichts zu beanstanden hat.

Wie schaffe ich es als Unternehmen nun diesen Zustand auch bei digitalen Lösungen vorzuhalten. Welche Anforderungen gibt es an die revisionssichere Archivierung und Aktenführung?

Kapitel 3.1 GoBD: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Wenn ein Dokument in ein revisionssicheres Archiv überführt werden soll, ist dies zu protokollieren. Die Nachvollziehbarkeit des Eintrittszeitpunktes und des Verarbeiters muss gegeben sein. Die Veränderungen an einem Dokument sowie das Original müssen vorgehalten werden und einsehbar sein.

Kapitel 3.2.1 GoBD: Vollständigkeit

In digitalen Systemen ist die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle mittels technischer und organisatorischer Kontrollen sicherzustellen. So muss durch Prozesse gewährleistet werden, dass alle Informationen den Weg ins Archiv finden. Auch E‑Mails, die steuerrechtlich relevant sind, müssen hier hinterlegt werden. Abhilfe schafft hierbei zudem eine serverseitige Mailarchivierung.

Kapitel 3.2.2 GoBD: Richtigkeit

Eine weitere zentrale Anforderung an eine revisionssichere Archivierung ist die Richtigkeit der Daten. So müssen das originale und das digitale Dokument einen geforderten Grad an Übereinstimmung aufweisen. In einem konkreten Beispiel könnte dies bedeutet, dass ein eingescanntes Dokument einen schlechten Kontrast aufweist und daher digital nicht lesbar ist. Um in diesem Fall trotzdem die Richtigkeit zu bewahren, muss der Kontrast nachträglich angepasst werden. Diese Veränderung muss wiederum zwingend dokumentiert werden, um nachweisen zu können, dass das Dokument nicht manipuliert wurde.

Kapitel 3.2.3 GoBD: Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Die zeitgerechte Buchung verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Heißt, dass jeder Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen ist. So gilt es die anfallenden Papierbelege schnellstmöglich digital im Archiv zu erfassen.

Kapitel 3.2.4 GoBD: Ordnung

Bei der Anschaffung eines elektronischen Archivs, geht es im ersten Schritt darum möglichst viele Informationen in das Archiv zu überführen. Es sollte allerdings zwingend darauf geachtet werden, dass die Dokumente passenden Strukturen zugeordnet und die Dokumente mit einer entsprechenden Aufbewahrungsfrist versehen werden. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen können Betroffene, Beschäftigte, Kunden oder Verbraucher einen Anspruch auf Löschung der Dokumente erheben. Ein Löschkonzept spielt hier aus Datenschutzgründen eine wichtige und ernstzunehmende Rolle.

Kapitel 3.2.5 GoBD: Unveränderbarkeit

Dokumente sind digital so aufzubewahren, dass das Original jederzeit einsehbar ist. Veränderungen an dem Original müssen jederzeit protokolliert werden.

Da wir nun vorab die Anforderungen an die Revisionssicherheit geklärt haben, gilt es jetzt die Implementierung eines revisionssicheren Archivs zu beleuchten. Worauf ist bei der Umsetzung zu achten und wie kann mit der Anschaffung einer DMS-Lösung die Umsetzung von Revisionssicherheit unterstützt werden? Hierbei gehen wir auf vier wesentliche Punkte ein:

Software

Die Revisionssicherheit setzt als ersten Baustein eine passende Software voraus. Eine ECM-Lösung bildet die Basis für Revisionssicherheit und die Einhaltung der beschriebenen Anforderungen. Bescheinigt werden kann dies zum Beispiel durch ein Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Hardware

Der zweite Baustein ist die Hardware. Zur Sicherstellung einer einwandfreien Digitalisierung ist die richtige Hardware zur digitalen Erfassung der Belege notwendig. Das bedeutet, dass auf professionelle Scanner-Software gesetzt werden sollte, die das problemlose Einscannen von Dokumenten ermöglicht. Die Dokumente an sich werden dann je nach Anforderung in der Cloud vorgehalten.

Dokumentation

Basierend auf den Bausteinen Software und Hardware gibt es dann entsprechende Dokumentationsanforderungen – das erweiterte Fundament. Es empfiehlt sich eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um die unternehmensspezifische Implementierung der ECM-Lösung abzubilden.

Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers

Auf Basis der implementierten und dokumentierten Lösung ist es empfehlenswert einen Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung zu beauftragen. Mit dem erstellten Testat kann gegenüber Steuer- oder sonstigen Aufsichtsbehörden dargelegt werden, dass den entsprechenden Archivierungsanforderungen nachgekommen wird. Zertifizierungen nach IDW PS 880 und ISAE 3000 zur Revisionssicherheit sind für Unternehmen erstrebenswert.

Auf diese Art und Weise ermöglicht auch d.velop documents eine digitale, revisionssichere Archivierung. Für mehr Informationen besuchen Sie unsere Webseite oder den d.velop Store.

Quellen: Gabler Wirtschaftslexikon ; d.velop Blog

DMS: Revisionssicherheit digital umsetzen! 4

DMS: Wie verbessere ich die Kommunikation während eines Bauprojekts?

Wer kennt es nicht? Fehlende Kommunikation, die zu unnötigem Zeit- und Arbeitsaufwand führt.

Egal, ob unternehmensintern, zwischen verschiedenen Gewerken oder zwischen Handwerksbetrieb und Kunde.

An irgendeiner Stelle gehen oftmals Informationen verloren, die für die eine Partei selbstverständlich scheinen, für die andere Partei aber dringend notwendig sind.

Welche Möglichkeiten kann man nutzen, um dieser mangelnden Kommunikation entgegenzuwirken?

Kennen Sie die Anforderungen ihrer Gesprächspartner

Sie sollten sich zu Beginn ihres Projektes mit den Bauteilnehmer abstimmen und herausfinden, welche Anforderungen an die Kommunikation die verschiedenen Parteien stellen. Dies kann von Person zu Person unterschiedlich sein, sodass die eine Person sich eine proaktive Information ihrerseits zu jedem Wochenende wünscht. Eine andere Person wünscht sich hingegen vielleicht nur eine Information, wenn sich an den ursprünglich besprochenen Details etwas ändert.

Arbeiten Sie transparent für ihren Auftraggeber und/oder Subunternehmer

Sorgen Sie von Baubeginn an für eine klare Transparenz für alle Baubeteiligten. Bennen Sie konkret den Bauverantwortlichen in ihrem Unternehmen, stellen Sie ihn den anderen Baubeteiligten als Hauptansprechpartner vor und übermitteln seine Kontaktdaten. Stellen Sie ihm alle wichtigen Bauunterlagen zur Verfügung und geben so den Startschuss für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Legen Sie Regeln für eine einheitliche Kommunikation während des Bauvorhabens fest

Definieren Sie vor Baustart gewisse Standards, wie beispielsweise mit Bauverzögerungen, Mehraufwand oder Planungsänderungen umgegangen wird. Halten Sie schriftlich fest, wer in welchem Fall wie benachrichtigt werden muss. Legen Sie auch fest, welche Mitwirkungspflichten jede einzelne Partei hat, um das Projekt zu einem Erfolg werden zu lassen.

Definieren Sie feste Termine zur Baubesprechung

Zur Vorbereitung und während der Bauzeit empfiehlt es sich fixe Termine zu definieren, an denen Baubesprechungen stattfinden. Legen Sie fest, wer innerhalb dieser Meetings ein Protokoll führt sowie die Aufgaben bis zur nächsten Besprechung kommuniziert und nachhält.

Halten Sie für die Besprechungen eine einheitliche Agenda vor

Mit einer festen Agenda für ihre Baubesprechungen geben Sie sich als auch den Baubeteiligten einen sicheren Rahmen, um ihre Anliegen zu besprechen. Sie ermöglichen damit einen geregelten Ablauf und erweisen ihren Gesprächspartnern damit Respekt.

Zudem vereinfacht eine klare Besprechungsordnung die Protokollierung ihrer Treffen sowie das Nacharbeiten der Aufgaben.

Gewähren Sie während der Bauphase allen Beteiligten Zugriff auf die Baumappe

Mit einer digitalen Baumappe erreichen Sie während der Bauphase vollkommene Transparenz für sich, ihre Mitarbeiter, die Subunternehmen und die Baubeteiligten. Nicht nur, dass sie es ermöglichen die Baumappe dynamisch zu erweitern. Sie geben auch den anderen Baubeteiligten die Möglichkeit auf die Dokumente zuzugreifen, diese ggf. zu kommentieren oder zu ergänzen. So haben Sie stets alle Dokumente an einem Ort, an dem diese auch noch revisionssicher und GoBD-konform abgelegt sind.

Archivieren Sie die digitale Baumappe revisionssicher

Wenn die Baumappe bereits digital geführt und während der Bauphase immer wieder mit Dokumenten und Informationen rund um das Bauvorhaben gefüllt wurde, haben Sie nun ohne großen Aufwand die Möglichkeit die Akte zu archivieren. Dies geschieht ganz automatisch, da bereits vorab in der Konfiguration festgelegt wurde, wie lange die verschiedenen Dokumentenarten aus ihrer Baumappe vorgehalten werden sollen.

So stellen Sie automatisch sicher, dass die steuerrelevanten Unterlagen GoBD-konform und revisionssicher vorgehalten werden.

Weiterführende Informationen finden Sie hier und die Möglichkeit sich ein 30-tägiges kostenfreies Testsystem zu buchen hier.

DMS: Wie verbessere ich die Kommunikation während eines Bauprojekts? 5

DMS: Wie gelingt eine gute Umsetzung?

Nachdem im Zuge der Vorbereitung der IST-Zustand im Unternehmen definiert und klare Ziele für die Umsetzung gesteckt worden sind, kann die Einführung starten. Folgendes Dokument verdeutlicht in diesem Zusammenhang, nach welchem Schema die meisten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem implementieren:

Darstellung der Dokumentenverarbeitung in d.velop documents

Prozess von Dokumenteneingang bis zur Archivierung

Gehen wir den Weg der verschiedenen Dokumentenarten ins digitale Archiv durch:

1. Papierbelege

Der schnellste und unkomplizierteste Weg die alten Papierakten in das DMS zu bringen, ist das Scannen sowie das nutzen der OCR Texterkennung. Diese Funktion macht man sich beim Einscannen von Papierbelegen zu nutze und liest bereits eindeutige Eigenschaften eines Dokuments aus.

OCR steht dabei für Optical Character Recognition, also Texterkennung. Hierbei werden unterschiedliche Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papiere PDF-Dateien oder E‑Mails in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt. Über diese Technologie wird die Volltextsuche auch bei Papierbelegen ermöglicht. In diesem Zusammenhang ist es wichtig sich von einem erfahrenen Partner hinsichtlich der Scannerwahl beraten zu lassen. Nur mit einer geeigneten Scan- und Klassifizierungssoftware gelingt der ideale “Archivierungsprozess”.

So ermöglicht es die Technologie OCR beispielsweise von einer Eingangsrechnung direkt die Rechnungsnummer, das Belegdatum und Lieferanten auszulesen. Diese ausgelesenen Eigenschaften werden daraufhin indexiert und den passenden Merkmalen einer vorher definierten Dokumentenart, beispielsweise “Eingangsrechnung”, zugewiesen.

2. Digitale Belege und E‑Mails

Auch Dokumente, die bereits auf digitalem Weise den Weg ins Unternehmen finden, werden indexiert und klassifiziert. Ebenso wie bei Papierbelegen erfolgt auch hier die Zuordnung zu einer Dokumentenart anhand der ausgelesen Eigenschaften ganz automatisch. Zeigt sich beim Auslesen der Dokumenteneigenschaften, dass keine passende Akte zum Ablegen des Dokuments vorhanden ist, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Dies ist dank der zuvor konzipierten Aktenpläne möglich.

Hinweise:

Gehen Sie dem Ursprung ihrer Dokumente auf den Grund. Oftmals gibt es bereits viele Dokumente, die bereits digital angeliefert werden. Aus Gewohnheit und weil der aktuelle Prozess es so vorsieht, werden diese ausgedruckt und abgeheftet. Hier können Sie den Prozess abkürzen und ordentlich Papier sparen, wenn direkt die digitalen Belege verarbeitet werden. Weiterhin empfiehlt es sich ihre Lieferanten wie auch Kunden anzusprechen und darum zu bitten, dass Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen etc. digital zugestellt und ausgeliefert werden dürfen.

3. Belege digitalen Akten zuordnen

Nachdem die Belege indexiert und klassifiziert worden sind, werden diese nun voll automatisch oder manuell den entsprechenden Akten zugeordnet.

Ein Beispiel:

Henri Handwerker erhält eine Eingangsrechnung von seinem Lieferanten Dachziegel GmbH über gelieferte Dachziegel. Dieses Dokument legt er in der Weboberfläche des Dokumentenmanagementsystems ab und lässt es analysieren. Die Eigenschaften Rechnungsnummer, Belegdatum, Lieferantennummer und Lieferantenname werden automatisiert ausgelesen und indexiert. Händisch ergänzt er noch den Rechnungsbetrag sowie das Bauprojekt, zu dem diese Bestellung gehört. Nun hat er in seinem DMS vorab die Akte Lieferant definiert, der Dokumente anhand der eindeutigen Lieferantennummer zugeordnet werden sollen. Henri kann nun also hingehen, prüfen, ob die ausgelesene Lieferantennummer stimmt und das Dokument abspeichern. Dieses findet nun anhand der eindeutigen Nummer den direkten Weg in die Akte des Lieferanten Dachziegel GmbH.

Soll die Rechnung nun noch mit der dazugehörigen Bauakte verknüpft werden, so lässt sich dies direkt im Dokument selbst erledigen. Der Vorteil: Das Dokument liegt nur einmal vor, ist aber über verschiedene Akten einsehbar.

4. Archivieren der Belege

Ihre digitalen Akten inklusive aller Dokumente werden automatisch, revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Die Herausforderung bei der digitalen Archivierung ist es, Informationen so zu speichern, dass sie erstens unveränderbar und zweitens auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch lesbar sind, selbst wenn die Applikation, in der sie erstellt wurden (z. B. irgendein Textverarbeitungsprogramm) schon lange nicht mehr existiert. Lange war TIFF das dominierende Dateiformat im Bereich der Langzeitarchivierung. Mit steigenden Anforderungen an den Aufbau der Dokumente haben sich allerdings schnell einige Nachteile des Formats herauskristallisiert. Das PDF/a Format hat sich mittlerweile weltweit als Standard für die Langzeitarchivierung durchgesetzt.

Beschäftigt man sich mit der Archivierung von Dokumenten stößt man schnell auf den Begriff der Revisionssicherheit. Was hinter diesem Begriff steckt und wie man Revisionssicherheit erreichen kann, haben unsere Kollegen der d.velop AG bereits in einem anderem Blogartikel für Sie zusammengefasst. (Zum Artikel)

Mehr Informationen zu dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents findet ihr hier auf unserer Website oder bucht direkt euren 30-tägigen kostenfreien Test!

DMS: Welche Schritte sind notwendig für eine gute Vorbereitung?

Die Akte als Aufbewahrungsort für Dokumente im privaten wie auch im geschäftlichen Kontext hat eine lange Tradition. Aus diesem Grund spielt die Struktur der analogen Ablage bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems auch eine zentrale Rolle. Es stellen sich die Fragen, welche Ablagestruktur habe ich, welche Prozesse nutze ich und wie gleiche ich Bestehendes an die neue Lösung an? Um für die Einführung eines solchen Systems bestmöglich vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich folgende Fragen zu beantworten:

Welche Kosten fallen bei der analogen Ablage an?

Zunächst sollten bestehende Prozesse im Unternehmen erfasst und dokumentiert werden. Im darauffolgenden Schritt ist es dann sinnvoll anhand von Kennzahlen Ziele für die digitale Umsetzung vorhandener analoger Prozesse zu definieren.

Solche Kennzahlen können wir folgt aussehen:

- - - Zeitaufwand für das Erfassen, Einsortieren & Ergänzen je Dokument in Minuten
    - Zeitaufwand für das Ablegen je Dokument in Minuten
    - Zeitaufwand für das Durchsuchen je Akte in Minuten
    - Anzahl Suchvorgänge je Tag
    - Anzahl Reproduktionen/Kopien je Tag
    - Zeitaufwand je Reproduktion/Kopie in Minuten
    - Erzeugte bzw. verarbeitete Belegseiten/Monat
    - Größe des Archivs in m²
    - Monatliche Warmmiete für das Archiv

Anhand dieser Werte ist es uns möglich das Optimierungspotential durch ein Dokumentenmanagement System zu ermitteln.

Welche Systeme müssen berücksichtigt werden?

Neben der Ermittlung der Kennzahlen spielt auch der Weg eines Dokumentes durch das Unternehmen eine wichtige Rolle und die Frage, aus welchem System das Dokument überhaupt erstellt worden ist. Denn neben den vorhandenen Aktenstrukturen im Unternehmen sind auch die Schnittstellen zu den Systemen wichtig, aus denen die Dokumente erstellt werden.

Dazu lassen sich folgende Fragen stellen:

- - - Wird ein ERP System verwendet? Wenn ja, welches?
    - Ist eine Finanzbuchhaltungssoftware im Einsatz?
    - Welches Betriebssystem wird verwendet?
    - Welche Server sind vorhanden?
    - Welcher E‑Mail Dienst liegt vor?
    - Wird eine Collaboration Plattform verwendet?
    - Nutzen Sie ein CRM-System? Wenn ja, welches?

Zuletzt gilt es nun diese Erkenntnisse vorbereitend für die Einführung in eine digitale Ablagestruktur zu bringen. In Form von digitalen Aktenplänen lassen sich Dokumente und Dateien zusammenführen, die zusammen gehören. Vorteil im Vergleich zur analogen Akte: Ein Dokument kann beliebig vielen Akten zugeordnet werden ohne dabei mehrfach zu existieren. Somit hat das mehrfache Kopieren und Abheften ein Ende!

Digitale Akte in DMS

Mittels dieser gesammelten Daten ist es ihnen nun möglich das Potential ihrer digitalen Reise zu bestimmen. Worauf bei der Einführung nun besonders zu achten ist, erfahren sie in unserem nächsten Blogartikel.

Quelle: d.velop AG

DMS: Welche Schritte sind notwendig für eine gute Vorbereitung? 7

OnPremise oder Cloud – wo liegen die Unterschiede?

Viele Unternehmen stellen sich bei Investitionen in ihre IT- und Kommunikationsumgebung die Frage, ob die zukünftige Lösung in der Cloud oder On-Premise betrieben werden soll.

Innerhalb diese Beitrages möchten wir uns mit der Vergleichbarkeit von lokal gehosteten Systemen und Cloud-Systemen beschäftigen. Dabei sollen konkret die unterschiedlichen Ansätze der beiden Betriebsarten beleuchtet werden, um eine Entscheidungsunterstützung zu liefern.

On-Premise – die lokale Variante

Diese Betriebsart beschreibt die Nutzung von Software in den eigenen Räumlichkeiten, also im eigenen Rechenzentrum. Vor allem Unternehmen, die ihre Daten nicht aus der Hand geben möchten, setzen auf diese Lösungsvariante. Hier sind es vor allem die einmaligen Kosten, die bei einer Investition zu buche schlagen, da die Lizenzen und Hardware nicht monatlich gebucht, sondern einmalig gekauft wird.

Für Unternehmen, die die vollständige Kontrolle über ihre Systeme haben wollen, ist dies die passende Variante.

Public Cloud – die externe Variante

Anders als bei On-Premise werden bei Lösungen aus der Cloud die Daten auf externen Servern gelagert. Hierbei sind unterschiedliche Varianten und Zugangsformen zu unterscheiden. So gibt es “Software as a Service”, bei der nur der die Software aus der Cloud bezogen wird. Es gibt aber auch “Infrastructure as a Service” sowie “Platform as a Service”, bei denen Sie über das Internet Zugriff auf Computer-Rechenpower sowie komplette Netzwerkstrukturen erhalten.

Cloud oder On-Premise – Wann ist was zu empfehlen?

Grundsätzlich gibt es für und wider für beide Systeme. Einerseits ein Vorteil von den lokalen Systemen ist sicherlich, dass hierbei die Daten in der eigenen Umgebung liegen und somit nicht auf Systemen Dritter. Weiterhin sind somit die Daten auch dann nutzbar, wenn kein Internet verfügbar ist. Ob heutzutage allerdings ohne einen funktionierenden Internetanschluss gearbeitet werden kann, sei einmal dahingestellt. Grundsätzlich bieten sich On-Premise-Installationen auch dann an, wenn die Lösung stark an das Unternehmen angepasst werden soll. Dies ist bei den Cloud-Varianten meist nicht ohne weiteres möglich, da diese Lösungen darauf ausgelegt sind, dass mehrere tausend Kunden auf das gleiche System zugreifen.

Im Vergleich zu einem einmalig gekauften System ergeben sich die Vorteile bei der Cloud-Lösung oftmals durch die Flexibilität. Zunächst ist man hier sehr flexibel beim Hinzu- und Abbuchen von User-Lizenzen, da es meistens keine Vertragslaufzeit gibt und man monatlich kündigen kann. Weiterhin sind so die monatlichen Kosten ganz dem Bedarf des Unternehmens anpassbar, beispielsweise wenn ein höheres Lizenzvolumen saisonal abhängig benötigt wird. Darüber hinaus ist auch die höhere Verfügbarkeit der Cloud-Lösung ein Vorteil, da diese von überall zu erreichen ist, sofern ein Internetzugang besteht und die Benutzerdaten vorliegen. Hier ist noch einmal zwischen einer Public- und einer Private-Cloud-Lösung zu differenzieren. Bei der Public-Cloud ist das System öffentlich ohne VPN-Zugang erreichbar. Bei einer Privat Cloud greift man per direktem VPN-Zugang auf das System zu und ist somit ein Stück weit unflexibler. Hier verhält es sich ähnlich, wie der Zugriff auf einen lokalen Server aus dem Homeoffice.

Der letzte Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass ein Unternehmen sich nicht selbst um die Updates, Patches und Releaseneuerungen sowie Backups und Ausfallsicherheit kümmern muss. Diese werden automatisiert vom Cloud-Anbieter eingespielt und bereitgestellt. Bei lokalen Systemen sind diese selbst oder durch einen Dienstleister zu installieren. Zudem sind Major-Releases meist kostenpflichtig zu erwerben oder mittels Updatevertrag jährlich zu bezahlen. Auch ein lokales System so ausfallsicher aufzubauen, wie es bei den meisten Cloud-Diensten der Fall ist, ist finanziell meist nicht tragbar.

Fazit:

Es gibt für beide Varianten seine guten Gründe, jedoch überwiegen die für uns die Vorteile einer Cloud-Lösung. Vor allem bei standardisierten Arbeitsweisen und wenig Notwendigkeit der Anpassung sind die Cloud-Lösungen eine sehr interessante Alternative für Unternehmen. Da vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen das notwendige Personal für die eigenen IT-Umgebung fehlt, können einem Cloud-Dienste eine Sorge weniger bescheren.

Sicherlich ist bei den jeweiligen Anbietern auf eine DSGVO-konforme Arbeitsweise zu achten, aber dann steht aus unserer Sicht der Nutzung eines Cloud-Dienstes nichts im Wege.

FAQ – Panasonic hört auf

Nachfolgend finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen und Antworten, die Ihnen im Detail aufzeigen sollen, was diese Ankündigung für unsere Wiederverkäufer und Kunden bedeutet.

1. Produktion & Lieferung
Q1‑1: Wir haben laufende Projekte, bei denen wir über Dezember 2022 hinaus Waren liefern müssen. Wird Panasonic auch nach Dezember 2022 noch liefern?
A1‑1: Panasonic wird die Produktion bis zum 31. Dezember 2022 fortsetzen. Die regionalen Panasonic-Vertriebsgesellschaften müssen die endgültige Einkaufsprognose im April 2022 an das Werk übermitteln. Panasonic wird versuchen, die Ware zu sichern, insofern detaillierte Projektinformationen ebenfalls vor April 2022 bereitgestellt werden.

Q1‑2: Wann wird das letzte Datum sein, an dem Aktivierungsschlüssel gekauft werden können?
A1‑2: Aktivierungsschlüssel können bis zum 31. Dezember 2022 bei Panasonic erworben werden.

Q1‑3: Gibt es Produkte oder Aktivierungsschlüssel, die vor dem 31. Dezember 2022 auslaufen?
A1‑3: Die Aktivierungsschlüssel für KMS Fernwartung und KX-UCMA Mobile Softphone werden zum 31. Dezember 2021 eingestellt. Der KMS-Fernwartungsserver wird bis zum 31. Dezember 2022 verfügbar sein.

Q1‑4: Wird Panasonic weiterhin jährliche Aktivierungsschlüssel für NSV- und NSX-Systeme nach Dezember 2022 zur Verfügung stellen?
A1‑4: Jährliche Aktivierungsschlüssel werden bis zum 31. Dezember 2022 zum Kauf angeboten. Für NSV-Systeme wird Panasonic anstelle von jährlichen Aktivierungsschlüsseln unbefristete Aktivierungsschlüssel zur Verfügung stellen, so dass die Kundensysteme auch nach Dezember 2022 weiter in Betrieb bleiben können Wenn derzeit eine jährliche Wartung oder Software Assurance erforderlich ist, wird Panasonic ein Firmware-Update bereitstellen, das die Notwendigkeit von Aktivierungsschlüsseln für die jährliche Wartung oder Software Assurance aufhebt.

Q1‑5: Wir haben langfristige Wartungsverträge mit Endkunden, daher ist es wichtig, dass Aktivierungsschlüssel auch nach Dezember 2022 bestellt werden können.
A1‑5: Panasonic wird im Jahr 2022 ein Firmware-Update bereitstellen, das alle Kapazitäten und Funktionen aktiviert, ohne dass Aktivierungsschlüssel erworben und installiert werden müssen. Bitte beachten Sie, dass die Firmware nur für die Plattformen NS, NSX und NSV zur Verfügung gestellt wird.

Q1‑6: Wird Panasonic weiterhin Produkte von Drittanbietern verkaufen?
A1‑6: Panasonic wird die Lieferung von Produkten von Drittanbietern zu Ende März 2021 einstellen. Eine aktualisierte Preisliste ohne Produkte von Drittanbietern wird im April 2021 veröffentlicht. Bitte wenden Sie sich direkt an den Drittanbieter, um zu erfahren, wie Sie dessen Produkte beziehen können.

2. Technische Unterstützung
F2‑1: Wie wird Panasonic den technischen Support in Zukunft handhaben?
A2‑1: Technische Anfragen müssen in erster Instanz an Ihren Lieferanten/Distributor weitergeleitet werden. Panasonic wird den Händlern weiterhin technischen Support zur Verfügung stellen und versuchen, Probleme nach bestem Bemühen zu lösen.

F2‑2: Wie wird Panasonic auf Probleme mit Firmware oder Anwendungen reagieren?
A2‑2: Panasonic wird bis zum 31. Dezember 2024 weiterhin mit Fehlerbehebungen, Betriebssystem-Updates und Behebungen von Sicherheitslücken unterstützen.

Q2‑3: Wird Panasonic weiterhin Garantieleistungen für die Produkte anbieten?
A2‑3: Es wird keine Änderung an der aktuellen Garantieleistung geben – Panasonic wird Reparaturleistungen wie vertraglich vereinbart und gesetzlich vorgesehen erbringen.

Q2‑4: Wird Panasonic weiterhin Produkte reparieren, die außerhalb der Garantiezeit liegen?
A2‑4: Ersatzteile auf Komponentenebene werden bis Dezember 2029 in unseren Servicezentren verfügbar sein, so dass bei Bedarf Reparaturleistungen weiterhin durchgeführt werden können.

3. Kommerzielle Fragen
F3‑1: Werden die Projektpreise weiterhin verfügbar sein?
A3‑1: Panasonic empfiehlt seinen Partnern, die Einführung neuer Projekte einzustellen, sofern dies möglich und für die Endkunden akzeptabel ist. Falls Projektunterstützung erforderlich ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Distributor.

F3‑2: Können wir weiterhin proaktive Verkaufsaktivitäten durchführen?
A3‑2: Panasonic empfiehlt den Partnern, alle proaktiven Verkaufsaktivitäten sofort einzustellen. Obwohl Panasonic die Support-Infrastruktur aufrechterhalten wird, ist es unser Wunsch, alle zukünftigen potenziellen Risiken oder Probleme für Kunden zu minimieren.

F3‑3: Wird Panasonic das Partnerprogramm weiterführen?
A3‑3: Das Partnerprogramm wird Ende zu März 2021 eingestellt.

Q3‑4: Wird Panasonic die im Partnerprogramm beschriebenen Vorteile weiterhin anbieten?
A3‑4: Die Einstellung des Partnerprogramms zu Ende März 2021 bedeutet, dass auch diese Leistungen nicht mehr erbracht werden.

4. Web-Ressourcen
F4‑1: Kann ich weiterhin auf das Partner-Portal und die Partner-Akademie zugreifen?
A4‑1: Das Partner-Portal und die Partner-Akademie werden bis zum 31. Dezember 2022 verfügbar sein. Nach dem 1. April 2021 werden jedoch keine neuen Benutzerregistrierungen mehr möglich sein.

F4‑2: Kann ich weiterhin auf den e‑Configurator zugreifen?
A4‑2: Der e‑Configurator wird eingestellt und ist ab dem 31. August 2021 nicht mehr verfügbar.

F4‑3: Kann ich noch auf KMS – Key Management System – zugreifen?
A4‑3: KMS wird bis zum 31. Dezember 2029 verfügbar sein, daher wird bis zu diesem Zeitpunkt die Aktivierung zusätzlicher Add-on-Schlüssel für ein bestehendes System möglich sein.

**** Die hier beschriebenen Inhalte können sich ohne weitere Ankündigung ändern. ****

Revision History

Version 1.0 – released on 13 Januari 2021

Diese Informationen werden durch uns als Auszug aus dem Panasonic Partnerportal bereitgestellt. Für die Richtigkeit der Angaben übernehmen wir keinerlei Verantwortung.

Panasonic hört auf – warum und was nun?

Der Hersteller für Kommunikationslösungen Panasonic zieht sich aus dem Geschäftsfeld Businesskommunikation zurück. Wir möchte euch erklären, warum dieser Schritt erfolgt, welche Auswirkungen die Marktentwicklung auf diese Schritt hatte und wie es nun für Panasonic Kunden weitergeht.

Was ist passiert?
Panasonic hat angekündigt das Communication Business und das Document Business weltweit zu einzustellen. Somit wird sich der Hersteller kurz- bis mittelfristig aus dem Kommunikationsmarkt zurückziehen. Der genaue Zeitplan bei Panasonic sieht folgendes vor:

Unterstützung von Betriebssystem-Updates bis Dezember 2024
Unterstützung der Fehlerbehebung bis Dezember 2024
Aufrechterhaltung des Key Management Systems bis Dezember 2029
Weiterer Betrieb des SIP Redirection Servers bis Dezember 2029
Die Lieferung von Ersatzteilen und die Erbringung des Reparaturservices wie vertraglich vereinbart und vom Gesetzgeber vorgesehen

Warum wurden diese drastischen Schritte durch den Hersteller eingeleitet?
Panasonic reagiert damit auf die immensen Veränderungen im Kommunikationsmarkt, in dem der Hersteller die frühzeitige Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen, wie Cloud-Kommunikations- und Kollaborations-Systeme.
Dies ist auch der offiziellen Stellungnahme des Herstellers zu entnehmen, der folgendes als Begründung für den Rückzug anführt:

Ein starker Rückgang des Marktes und eine rasche Umstellung auf Cloud-basierte Lösungen.
Technologische Diskrepanz zwischen Fabrikressourcen / ‑vermögen und zukünftigen Marktbedürfnissen und ‑trends.
Hinter den Forschungs- & Entwicklungs-Aktivitäten unserer Wettbewerber zurückbleiben.
Ein konstantes finanzielles Defizit aus den oben genannten Gründen.
Die Umstellung auf neue Arten von Nachfrage (Teams, Zoom usw.) wurde durch Covid-19 erheblich beschleunigt, was die Zukunft unseres Geschäfts unhaltbar und unvorhersehbar macht.

Was ist nun zu tun?
Wir werden unsere Panasonic-Kunden explizit mit dem Thema in einer personalisierten E‑Mail konfrontieren und eine gemeinsame Lösungsfindung anstreben. Der Begründung für die Aufgabe des Geschäftsbereichs bleibt aus unserer Sicht nichts hinzuzufügen und es spiegelt die Anforderungen der Kundschaft aktuell ziemlich genau wieder.
Viele Kunden erwarten von einer Kommunikationslösung inzwischen deutlich mehr, als die reine Kommunikation bereitzustellen. Bei den modernen Lösungen, wie es beispielsweise die Cloud-Telefonie-Lösung des Herstellers NFON ist, kann bereits von einer Kollaborations-Lösung statt einer Kommunikations-Lösung gesprochen werden. An Business Kommunikations-Systeme wird die Erwartung gestellt, dass sie neben der Basistelefonie auch Lösungen für computergestützte Telefonie, Dateiaustausch, Desktop-Übertragung, Videotelefonie sowie Chat mitbringen. Diese Lösungen am besten standort- und geräteunabhängig.

Wir selbst sind dabei absoluter Befürworter der NFON-Lösung gerne auch in Zusammenarbeit mit der Kollaborations-Lösung Teams von Microsoft. Hierbei können die Vorteile der Kommunikation und Kollaboration standortunabhängig wunderbar verbunden werden.

Zögern Sie nicht bei weiterführenden Fragen auch direkt auf uns zuzukommen.

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Kapitel 3.1 GoBD: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Kapitel 3.2.1 GoBD: Vollständigkeit

Kapitel 3.2.2 GoBD: Richtigkeit

Kapitel 3.2.3 GoBD: Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Kapitel 3.2.4 GoBD: Ordnung

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FAQ – Panasonic hört auf

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