Nach­dem im Zuge der Vor­be­rei­tung der IST-Zustand im Unter­neh­men defi­niert und klare Ziele für die Umset­zung gesteckt wor­den sind, kann die Ein­füh­rung star­ten. Fol­gen­des Doku­ment ver­deut­licht in die­sem Zusam­men­hang, nach wel­chem Sche­ma die meis­ten Unter­neh­men ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem implementieren:

Darstellung der Dokumentenverarbeitung in d.velop documents

Pro­zess von Doku­men­ten­ein­gang bis zur Archivierung

Gehen wir den Weg der ver­schie­de­nen Doku­men­ten­ar­ten ins digi­ta­le Archiv durch:

1. Papier­be­le­ge

Der schnells­te und unkom­pli­zier­tes­te Weg die alten Papier­ak­ten in das DMS zu brin­gen, ist das Scan­nen sowie das nut­zen der OCR Tex­ter­ken­nung. Diese Funk­ti­on macht man sich beim Ein­scan­nen von Papier­be­le­gen zu nutze und liest bereits ein­deu­ti­ge Eigen­schaf­ten eines Doku­ments aus.

OCR steht dabei für Opti­cal Charac­ter Reco­gni­ti­on, also Tex­ter­ken­nung. Hier­bei wer­den unter­schied­li­che Doku­men­te, wie bei­spiels­wei­se gescann­te Papie­re PDF-Datei­en oder E‑Mails in bear­beit­ba­re und durch­such­ba­re Datei­en umge­wan­delt. Über diese Tech­no­lo­gie wird die Voll­text­su­che auch bei Papier­be­le­gen ermög­licht. In die­sem Zusam­men­hang ist es wich­tig sich von einem erfah­re­nen Part­ner hin­sicht­lich der Scan­n­er­wahl bera­ten zu las­sen. Nur mit einer geeig­ne­ten Scan- und Klas­si­fi­zie­rungs­soft­ware gelingt der idea­le “Archi­vie­rungs­pro­zess”.

So ermög­licht es die Tech­no­lo­gie OCR bei­spiels­wei­se von einer Ein­gangs­rech­nung direkt die Rech­nungs­num­mer, das Beleg­da­tum und Lie­fe­ran­ten aus­zu­le­sen. Diese aus­ge­le­se­nen Eigen­schaf­ten wer­den dar­auf­hin inde­xiert und den pas­sen­den Merk­ma­len einer vor­her defi­nier­ten Doku­men­ten­art, bei­spiels­wei­se “Ein­gangs­rech­nung”, zugewiesen.

2. Digi­ta­le Bele­ge und E‑Mails

Auch Doku­men­te, die bereits auf digi­ta­lem Weise den Weg ins Unter­neh­men fin­den, wer­den inde­xiert und klas­si­fi­ziert. Eben­so wie bei Papier­be­le­gen erfolgt auch hier die Zuord­nung zu einer Doku­men­ten­art anhand der aus­ge­le­sen Eigen­schaf­ten ganz auto­ma­tisch. Zeigt sich beim Aus­le­sen der Doku­men­ten­ei­gen­schaf­ten, dass keine pas­sen­de Akte zum Able­gen des Doku­ments vor­han­den ist, wer­den auf Basis der erkann­ten Eigen­schaf­ten auto­ma­tisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig wer­den müs­sen. Dies ist dank der zuvor kon­zi­pier­ten Akten­plä­ne möglich.

Hin­wei­se:

Gehen Sie dem Ursprung ihrer Doku­men­te auf den Grund. Oft­mals gibt es bereits viele Doku­men­te, die bereits digi­tal ange­lie­fert wer­den. Aus Gewohn­heit und weil der aktu­el­le Pro­zess es so vor­sieht, wer­den diese aus­ge­druckt und abge­hef­tet. Hier kön­nen Sie den Pro­zess abkür­zen und ordent­lich Papier spa­ren, wenn direkt die digi­ta­len Bele­ge ver­ar­bei­tet wer­den. Wei­ter­hin emp­fiehlt es sich ihre Lie­fe­ran­ten wie auch Kun­den anzu­spre­chen und darum zu bit­ten, dass Doku­men­te, wie Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Bestel­lun­gen, Rech­nun­gen etc. digi­tal zuge­stellt und aus­ge­lie­fert wer­den dürfen.

3. Bele­ge digi­ta­len Akten zuordnen

Nach­dem die Bele­ge inde­xiert und klas­si­fi­ziert wor­den sind, wer­den diese nun voll auto­ma­tisch oder manu­ell den ent­spre­chen­den Akten zugeordnet.

Ein Bei­spiel:

Henri Hand­wer­ker erhält eine Ein­gangs­rech­nung von sei­nem Lie­fe­ran­ten Dach­zie­gel GmbH über gelie­fer­te Dach­zie­gel. Die­ses Doku­ment legt er in der Web­ober­flä­che des Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems ab und lässt es ana­ly­sie­ren. Die Eigen­schaf­ten Rech­nungs­num­mer, Beleg­da­tum, Lie­fe­ran­ten­num­mer und Lie­fe­ran­ten­na­me wer­den auto­ma­ti­siert aus­ge­le­sen und inde­xiert. Hän­disch ergänzt er noch den Rech­nungs­be­trag sowie das Bau­pro­jekt, zu dem diese Bestel­lung gehört. Nun hat er in sei­nem DMS vorab die Akte Lie­fe­rant defi­niert, der Doku­men­te anhand der ein­deu­ti­gen Lie­fe­ran­ten­num­mer zuge­ord­net wer­den sol­len. Henri kann nun also hin­ge­hen, prü­fen, ob die aus­ge­le­se­ne Lie­fe­ran­ten­num­mer stimmt und das Doku­ment abspei­chern. Die­ses fin­det nun anhand der ein­deu­ti­gen Num­mer den direk­ten Weg in die Akte des Lie­fe­ran­ten Dach­zie­gel GmbH.

Soll die Rech­nung nun noch mit der dazu­ge­hö­ri­gen Bau­ak­te ver­knüpft wer­den, so lässt sich dies direkt im Doku­ment selbst erle­di­gen. Der Vor­teil: Das Doku­ment liegt nur ein­mal vor, ist aber über ver­schie­de­ne Akten einsehbar.

4. Archi­vie­ren der Belege

Ihre digi­ta­len Akten inklu­si­ve aller Doku­men­te wer­den auto­ma­tisch, revi­si­ons­si­cher und in lang­fris­tig ver­füg­ba­ren Datei­for­ma­ten archi­viert. Die Her­aus­for­de­rung bei der digi­ta­len Archi­vie­rung ist es, Infor­ma­tio­nen so zu spei­chern, dass sie ers­tens unver­än­der­bar und zwei­tens auch nach Jah­ren oder Jahr­zehn­ten noch les­bar sind, selbst wenn die Appli­ka­ti­on, in der sie erstellt wur­den (z. B. irgend­ein Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm) schon lange nicht mehr exis­tiert. Lange war TIFF das domi­nie­ren­de Datei­for­mat im Bereich der Lang­zeit­ar­chi­vie­rung. Mit stei­gen­den Anfor­de­run­gen an den Auf­bau der Doku­men­te haben sich aller­dings schnell eini­ge Nach­tei­le des For­mats her­aus­kris­tal­li­siert. Das PDF/a For­mat hat sich mitt­ler­wei­le welt­weit als Stan­dard für die Lang­zeit­ar­chi­vie­rung durchgesetzt.

Beschäf­tigt man sich mit der Archi­vie­rung von Doku­men­ten stößt man schnell auf den Begriff der Revi­si­ons­si­cher­heit. Was hin­ter die­sem Begriff steckt und wie man Revi­si­ons­si­cher­heit errei­chen kann, haben unse­re Kol­le­gen der d.velop AG bereits in einem ande­rem Blog­ar­ti­kel für Sie zusam­men­ge­fasst. (Zum Arti­kel)

Mehr Infor­ma­tio­nen zu dem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem d.velop docu­ments fin­det ihr hier auf unse­rer Web­site oder bucht direkt euren 30-tägi­gen kos­ten­frei­en Test!