Die Akte als Auf­be­wah­rungs­ort für Doku­men­te im pri­va­ten wie auch im geschäft­li­chen Kon­text hat eine lange Tra­di­ti­on. Aus die­sem Grund spielt die Struk­tur der ana­lo­gen Abla­ge bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment Sys­tems auch eine zen­tra­le Rolle. Es stel­len sich die Fra­gen, wel­che Abla­ge­struk­tur habe ich, wel­che Pro­zes­se nutze ich und wie glei­che ich Bestehen­des an die neue Lösung an? Um für die Ein­füh­rung eines sol­chen Sys­tems best­mög­lich vor­be­rei­tet zu sein, emp­fiehlt es sich fol­gen­de Fra­gen zu beantworten:

Wel­che Kos­ten fal­len bei der ana­lo­gen Abla­ge an?

Zunächst soll­ten bestehen­de Pro­zes­se im Unter­neh­men erfasst und doku­men­tiert wer­den. Im dar­auf­fol­gen­den Schritt ist es dann sinn­voll anhand von Kenn­zah­len Ziele für die digi­ta­le Umset­zung vor­han­de­ner ana­lo­ger Pro­zes­se zu definieren.

Sol­che Kenn­zah­len kön­nen wir folgt aussehen:

• • • • Zeit­auf­wand für das Erfas­sen, Ein­sor­tie­ren & Ergän­zen je Doku­ment in Minuten
      • Zeit­auf­wand für das Able­gen je Doku­ment in Minuten
      • Zeit­auf­wand für das Durch­su­chen je Akte in Minuten
      • Anzahl Such­vor­gän­ge je Tag
      • Anzahl Reproduktionen/Kopien je Tag
      • Zeit­auf­wand je Reproduktion/Kopie in Minuten
      • Erzeug­te bzw. ver­ar­bei­te­te Belegseiten/Monat
      • Größe des Archivs in m²
      • Monat­li­che Warm­mie­te für das Archiv

Anhand die­ser Werte ist es uns mög­lich das Opti­mie­rungs­po­ten­ti­al durch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment Sys­tem zu ermitteln.

Wel­che Sys­te­me müs­sen berück­sich­tigt werden?

Neben der Ermitt­lung der Kenn­zah­len spielt auch der Weg eines  Doku­men­tes durch das Unter­neh­men eine wich­ti­ge Rolle und die Frage, aus wel­chem Sys­tem das Doku­ment über­haupt erstellt wor­den ist. Denn neben den vor­han­de­nen Akten­struk­tu­ren im Unter­neh­men sind auch die Schnitt­stel­len zu den Sys­te­men wich­tig, aus denen die Doku­men­te erstellt werden.

Dazu las­sen sich fol­gen­de Fra­gen stellen:

• • • • Wird ein ERP Sys­tem ver­wen­det? Wenn ja, welches?
      • Ist eine Finanz­buch­hal­tungs­soft­ware im Einsatz?
      • Wel­ches Betriebs­sys­tem wird verwendet?
      • Wel­che Ser­ver sind vorhanden?
      • Wel­cher E‑Mail Dienst liegt vor?
      • Wird eine Col­la­bo­ra­ti­on Platt­form verwendet?
      • Nut­zen Sie ein CRM-Sys­tem? Wenn ja, welches?

Zuletzt gilt es nun diese Erkennt­nis­se vor­be­rei­tend für die Ein­füh­rung in eine digi­ta­le Abla­ge­struk­tur zu brin­gen. In Form von digi­ta­len Akten­plä­nen las­sen sich Doku­men­te und Datei­en zusam­men­füh­ren, die zusam­men gehö­ren. Vor­teil im Ver­gleich zur ana­lo­gen Akte: Ein Doku­ment kann belie­big vie­len Akten zuge­ord­net wer­den ohne dabei mehr­fach zu exis­tie­ren. Somit hat das mehr­fa­che Kopie­ren und Abhef­ten ein Ende!

Digi­ta­le Akte in DMS

Mit­tels die­ser gesam­mel­ten Daten ist es ihnen nun mög­lich das Poten­ti­al ihrer digi­ta­len Reise zu bestim­men. Wor­auf bei der Ein­füh­rung nun beson­ders zu ach­ten ist, erfah­ren sie in unse­rem nächs­ten Blogartikel.

Quel­le: d.velop AG